Préambule¶

Cette aide vous permettra de vous familiariser avec notre ERP, et devra s'accompagner des formations nécéssaires à la bonne utilisation du logiciel.

Elle ne rentre pas dans le détail de toutes les manipulations de Séquoia mais elle est assez complète pour permettre une bonne appréhension des fonctionnalités et des concepts de Séquoia. Nous vous invitons également à regarder la présentation sur les transferts, elle est assez explicite et elle vous montrera l'enchainement des actions, de la saisie du devis jusqu'au transfert en comptabilité.

Vous y trouverez des images-écrans et des tutoriels qui appuieront les explications données. Des liens sont présents tout au long du document afin de naviguer à votre convenance ansi qu'un index à gauche qui vous permet d'accéder directement aux thèmes souhaités.

Bercel informatique est à votre disposition et vous remercie pour l'intêret que vous portez à notre logiciel.

N'hésitez pas à visiter le site Bercel Informatique.

Bonne lecture

Concepts de base¶

Les types vont déterminer les mécanismes qui seront enclenchés par le système. Par exemple, les articles de type "Acheté" ou "Négoce" seront proposés dans le module Achat, alors que le module Vente proposera les articles de type "Vendu" ou "Négoce".

Les agencements et la navigation¶

Vous avez plusieurs façons de naviguer dans l'ERP :

• Avec les boutons présents sur les différents menus
• Avec les flèches Suivant/précedent du menu Séquoia
• Avec les boutons "3d" présents dans les formulaires
• Avec "El Navigator"
• Avec les touches raccourci F11 / F12 (suivant/précédent dans un formulaire)

Chacun pourra utiliser son mode de navigation en fonction de ses habitudes, mais surtout du contexte. Voyons tout cela dans le détail.

Les menus¶

Sequoia embarque 4 emplacements de menus et une fenêtre principale (contenu)

Les menus Sequoia (options générales), le menu principal, et le menu Secondaire se composent de boutons qui permettent d’accéder à des actions (consultation, édition, modifications, …) ou à un autre menu (on parlera de sous menu). De plus, en fonction de la zone que vous éditez, un menu contextuel peut être affiché avec le clic droit pour vous proposer toutes les manipulations disponibles pour la ligne, le champ, ou l’écran sélectionné (voir Raccourcis clavier).

Les menus vous permettent de naviguer sur l’ensemble du logiciel, pour afficher le contenu (les données) dans la fenêtre principale. Cette fenêtre peut elle-même être divisée en plusieurs parties suivant le contexte, comme nous le verrons plus tard :

• Entête + lignes (par exemple Entête Client + Lignes Contacts)
• Partie Gauche / Partie droite (par exemple Saisie d’un Devis / Pré-visualisation du Devis (document)

Ainsi l’administrateur aura accès à tous les boutons de tous les menus, alors qu’un utilisateur du groupe Achats, par exemple, ne verra que les options relatives à la gestion des achats :

• Fiches Articles (articles de type Achat uniquement)
• Fiches Fournisseurs
• Gestions des commandes d’achat
• Gestion des demandes de prix
• Factures d’achats, bons de réceptions, …

Une configuration de base est proposée, libre à vous d’adapter ces menus à votre activité en paramétrant vos propres groupes d’utilisateurs. Ceci vous offre un premier niveau de sécurité et simplifie l’utilisation du logiciel pour chaque utilisateur.

Menu Sequoia¶

Il se situe en haut à droite de l’écran (mais pouvez aussi l'afficher en haut à gauche) , et donne accès aux options générales. Il est accessible à tout moment.

Accès à la messagerie Speaker Corner¶

Corner Speaker est un outil spécifique qui permet de communiquer avec vos collaborateurs mais également avec l’ensemble des utilisateurs de Sequoia externe, dans la mesure où vous acceptez de communiquer avec eux. A terme vous pourrez développer le réseau social des utilisateurs de Séquoia.

Youtube¶

Accéder aux tutoriels réalisés, qui vous expliqueront certaines manipulations et fonctionnalités primordiales de Sequoia. Nous vous invitons à les consulter, ils vous expliqueront par la démonstration :

• La Saisie d’une fiche article et de son tarif.
• La Saisie d’un client
• Les Manipulations sur les polymorphes (formulaires)
• Comment Effectuer des recherches
• Les modifications de masse à partir d’une sélection
• La gestion de la sécurité par groupes d’utilisateurs
• La mise en place Speaker Corner

Navigation suivant / Précédent¶

Disponible à tout moment, vous pouvez accéder à la page suivante ou précédente, ce qui est très pratique pour retrouver vos consultations.

Sequoia¶

Le bouton sequoia permet d’accéder à différentes options :

Assistant à distance¶

Permet d’autoriser la connexion à distance. Nous pouvons ainsi intervenir directement et à distance, pour configurer, modifier votre version en prenant la main sur votre poste de travail. Très pratique également pour vous proposer des démonstrations à distance.

Passer en mode administrateur (en fonction des droits utilisateurs)¶

Le mode administrateur permet d’intervenir sur la configuration des écrans. (Voir Mode Administrateur)

Selection du menu¶

Dans Sequoia vous pouvez créer des menus (en mode administrateur) et les attribuer à vos groupes d'utilisateur. Ici, chaque utilisateur pourra changer de menu , il aura accès aux menus qui lui ont été attribués (Voir Gestion des sécurités).

Mode tactile¶

Permet d'adapter les formulaires aux écrans tactiles.

Enregistrer les polices code barres¶

Si vous devez éditer des documents avec des codes barres, il est nécéssaire d'enregistrer les polices utilisées pour chaque poste qui devra éditer ces documents (Fiche suiveuse, ...). Séquoia vous propose donc ici de les installer.

Changer de menu¶

Sequoia vous permet de créer vos propres menus ou d’utiliser ceux qui sont fournis par défaut (que vous pouvez modifier). Cette option vous permet de choisir quel menu principal vous souhaitez afficher.

Menu Principal¶

Présent en haut de l’écran, il permet d’accéder aux principales fonctions de Sequoia par module :

• Gestion des encours (Commandes, Devis, Factures, Bons de livraisons, …)
• Gestion des tiers (Clients, Prospects, Fournisseurs, Personnel, …)
• Gestion des articles (Produits vendus, Produits Achetés, Produits fabriqués, Composants, Nomenclatures …)
• Gestion des règlements
• Gestion du stock, Approvisionnement
• Gestion du personnel, Planning
• Accès aux historiques et aux données statistiques
• Configurations diverses (Listes de valeurs, Réglages de Sequoia)

L’affichage de ce menu dépend du groupe d’utilisateur, ou de l’utilisateur (voir Gestion des sécurités), ainsi vous pourrez définir les actions disponibles pour chaque groupe d’utilisateur (Administrateur, Direction, Achat, Commercial, …).

Menu Secondaire¶

Ces menus sont présents à droite de l’écran et sont relatifs au choix réalisé dans le menu principal, et aux types d’informations affichées (ou sélectionnées) dans la fenêtre de contenu.

Les Recherches¶

Les Recherches dans Séquoia sont puissantes et immédiates, car elles s'appuient sur des requêtes SQL que nous fournissons et modifions à votre convenance et que vous pouvez modifier si vous avez des notions de langage SQL. Elles permettent d'afficher instantanément et au fur et à mesure que vous entrez vos critères, les informations que vous souhaitez.

Le principe est le même que ce soit pour les articles , les tiers, les encours ou tout autre formulaire de Séquoia. le champs de recherche permet de retrouver un article, un tiers, une référence, selon l’écran sur lequel vous vous trouvez. Par exemple, en consultation des clients, la recherche vous permettra de trouver un client par le nom, sur sa ville ou toute autre information que vous jugerez pertinente. En plus du champs de recherche "générique", vous pouvez trier ou filtrer chaque colonne affichée. Vous pouvez ainsi retrouver des informations par rapport à une date (>, <, =), une valeur booléenne (vrai, faux, tous) ou tout autre champs présent.

Personnalisation des écrans¶

Dans Séquoia, votre écran peut être divisé en plusieurs parties comme c'est le cas sur la plupart des formulaires proposés.

Typiquement nous avons :

• La partie haute qui peut elle même être partagée (droite/gauche)

  Par exemple l'entête de commande, la fiche client
  

• La partie basse qui peut elle même aussi être partagée (droite/gauche)

  Par exemple les lignes de commande, les contacts du client
  

Vous pouvez adapter chaque partie de l'écran à votre convenance. Chaque utilisateur peut régler les différente zones avec les touches Ctrl + Molette

Vous pouvez également, gràce au mode édition (F8) , définir les couleurs, les tailles, les arriéres plans, et les polices utilisés pour chaque formulaire.

Séquoia embarque plusieurs thème qui définissent la présentation générale du logiciel (Couleurs), mais vous pouvez créer vos propres thèmes.

El navigator¶

El Navigator est un outil très pratique qui vous permet de visualiser d'un coup d'oeil tous les documents liés à un document sélectionné. Un clic droit + El navigator sur n'importe quel document vous affiche les successeurs (les BL et factures d'une commande par exemple) et les prédécesseurs (Les devis d'une commandes par exmple). Affiché sous forme de graphe, vous pouvez accéder directement à tous les documents de l'affaire.

Raccourcis clavier¶

Sur l’ensemble du logiciel vous pouvez accéder à certaines fonctionnalités par les raccourcis claviers, en fonction de l’écran ou de l’objet que vous manipulez.

Personnel¶

Il est possible de paramétrer un raccourci dans les boutons de Sequoia en ajoutant une lettre non utilisée précédée de la touche Alt. Voici les boutons préconfigurés :

Encours

Les Tiers

Les Articles

Gestion du temps

Menu historique

Menu contextuel¶

En accédant au menu contextuel (clic droit), vous avez accès à différentes actions dont la plupart ont un raccourci.

nouvel enregistrement

copier

coller

gestion électronique de documents (GED)

annuler

rétablir

ouverture d’Excel

fusionner vers une lettre type

rechercher dans Outlook

envoyer en partie haute

masquer les colonnes en surbrillance

copier les noms de champs

afficher toutes les colonnes

figer les colonnes

recopier la valeur de la cellule supérieure

actualiser

traduction

mode création

voir la barre de totalisation

enregistrement précédent

enregistrement suivant

Documents¶

Lors de la prévisualisation d’un document, vous avez également accès à plusieurs raccourcis.

recharger

sélection

modification de la vue

modification du document

ouverture du dossier

ouverture d’Excel

Zoom à la Hauteur de la page

Zoom à la Largeur de la page

rechercher

Fermer la fenêtre de prévisualisation.

Généraux¶

Il existe également des raccourcis non-indiqués dans Sequoia.

sur un bouton Sequoia ou sur un bouton 3D : affiche le polymorphe sur la partie droite de l’écran

ferme la partie droite de l’écran.

permet d’accéder au bouton de la cellule (exemple : sur une cellule de type date, cela affichera le calendrier)

coche ou décoche si vous êtes sur une cellule de type « Case à cocher »

Administrateur¶

En vous connectant en tant qu’administrateur (sa), vous pouvez utiliser d’autres raccourcis indisponibles autrement.

copier le polymorphe en cours

coller le polymorphe du presse papier

ouverture d’un nouveau polymorphe

ouverture d’un polymorphe

éditeur de requête

Autres conventions¶

• : Saisie obligatoire (point rouge)
• : Permet d'acceder à une liste de choix (bouton 3D). Cette liste correspond à une liste de valeurs que vous pouvez modifier si vous y êtes autorisé.

Le bouton "3d" est omniprésent car il représente un réel gain de temps dans l'utilisation quotidienne du logiciel. il permet d'accéder directement à l'information souhaitée depuis n'importe quel formulaire. Par exemple, vous accéder à la fiche article depuis une commande en cliquant sur le "3d" de l'article dans la commande.

• : Aide à la saisie, suivant le champs concerné, permet d'accéder
  • à l'explorateur Windows pour choisir un fichier sur votre ordinateur ou vos réseaux disponibles
  • à un éditeur de texte
  • à un choix de couleur dans une palette
  • ...

Premiers pas¶

Lancer Sequoia avec « sa » pour identifiant (mode administrateur)

Informations Société¶

C'est là que vous entrerez les renseignements sur votre société et certains paramètres de base.

Pour configurer votre société, cliquer sur Tiers → Société

Si elle n'existe pas, faites clic droit → Nouvel Enregistrement pour la créer.

• Renseignez les infos de votre société
• Copier-coller votre logo

Les utilisateurs¶

Lorsque vous installez Sequoia, vous devez commencer par personnaliser l’ERP et entrer les utilisateurs autorisés

Placez-vous sur la vue Personnel (bouton Tiers → Personnel)

Puis sur la dernière ligne pour créer un nouveau Tiers "personnel" Remplissez les champs correspondants aux informations de votre Personnel.

• Code : Obligatoire et renseigné par défaut (P0001, ...), il correspond à l’identifiant unique de votre employé.

  Ce numéro est un identifiant unique

  Une fois créé, ce numéro sera protégé car c'est lui qui permet l'identification d'un client sur les documents et sur toutes actions effectuées dans Sequoia.

• Entrez ensuite son Nom et Prénom, adresse, email, téléphone, …

• Cochez Utilisateur Séquoia
• Renseignez un groupe d'utilisateur auquel l’employé sera rattaché dans Sequoia; ce champ est important puisqu’il permettra de déterminer les options et menus par défaut. Vous pouvez utiliser les groupes pré-configurés ou créer vos propres groupes (Voir Gestion des sécurités)

• Sur le menu secondaire (à droite), créez l'utilisateur pour lui attribuer un mot de passe

  Cochez cette case si l’employé est amené à utiliser Sequoia. Dans ce cas, il est fortement conseillé de renseigner le groupe d’utilisateur

• Cliquez ensuite sur le bouton « Créer user » à droite pour enseigner ces informations de connexion.

Les Tiers¶

Généralités¶

La base de votre activité s'organise autour des Tiers. Son type détermine son rôle et son fonctionnement dans Sequoia.

La fiche Tiers (Client / Prospect / Fournisseur)¶

Les informations de base¶

Pour entrer dans la gestion des clients à partir du menu principal : Tiers → Client (ou Prospect)

Les types Clients et Prospect sont liés, dans la mesure ou un prospect peut se tranformer en client lors de la première commande. Cependant, si ce mode de fonctionnement ne vous convient pas, il peut être très facilement désactivé. Séquoia permet la personnalisation de la fiche client en y ajoutant les champs que vous souhaitez, ainsi qu’un ensemble de boutons paramétrables vous permettant une interrogation de la base selon vos critères.

Lorsque vous créez un client (clic droit → Nouvel Enregistrement) un numéro est automatiquement attribué (C0001, ...) mais vous pouvez lui attribuer le numéro que vous souhaitez.

Vous renseignez dans l'entête les informations générales :

• Désignations
• Photo, Logo qui pourra se positionner sur les documents du client
• Coordonnées (Adresse, Téléphones, email)
• Coordonnées bancaires
• Identifications (SIRET, TVA, ...)
• Paramètres de base (Conditions de rêglement, Région fiscal, Devise, ...)

Les contacts¶

Vous pouvez ensuite préciser autant de contacts que vous le souhaitez (Nom, Prénom, coordonnées)

Via le menu secondaire, vous avez directement accès aux données liées à ce client :

• Spécifications pour le calcul des tarifs.
• Tiers liés (Regroupents)
• Gestion des adresses (livraison, facturation, confirmation, ...)
• Documents liés à ce clients (Devis, Factures, Commandes, ...)
• Gestion des commandes (Suivi)
• Gestion des règlements
• Outil CRM : Ensemble des actions menées avec le client ou le prospect (Prise de rendez-vous, téléphone, envoi publicitaire…), avec gestion des relances d’action.

Les conditions commerciales¶

Vous pouvez paramètrer ici des conditions permanentes de remises, elles seront reprises sur les documents du tiers.

Les Articles¶

Au cœur de votre activité, la structure de la base article est déterminante pour la cohérence et la bonne gestion de votre entreprise. Nous verrons qu’à travers les différentes fonctionnalités proposées, vous trouverez un ensemble de réponses à vos problématiques de tous les jours. Une seule et unique base article (achat, vente, fabriqué, négoce) est au centre de Séquoia, cependant pour des raisons de sécurité ou de confidentialité, vous aurez la possibilité de la diviser afin que vos collaborateurs, chacun dans son domaine de compétence, accèdent aux informations autorisées.

Les informations de bases (Entête) :¶

• Désignations (Techniques et Commerciales)
• Photo de l'article qui sera éventuellement utilisée sur vos documents
• Dimensions, poids, surface, volume, périmètre
• Tarifs Achats, ventes, sous-traitance (avec association de pièces à fournir).
• Types, familles, sous-familles, collections.
• Unités d’achat, de ventes et de stocks.
• Type de Gestion des stocks (par lot, localisation et emplacements). Si vous êtes confrontés aujourd’hui à des problèmes de création d’articles par dimension de pièce, la gestion par lot vous permettra de vous affranchir de ces contraintes et de rendre plus efficace votre gestion de stocks.
• Valorisation de stocks au PMP, dernier prix d’achat, prix tarif.
• Autoconsommation, Gencod EAN13.
• Gestion de la déclaration d’échange de biens (Code nomenclature fiscale).

Vous pourrez entrer vos tarifs par code Tiers

Via le menu secondaire, vous avez directement accès aux données liées à cet article :

• Arborescence : Composants
• Tiers liés (Regroupents)
• Gestion des adresses (livraison, facturation, confirmation, ...)
• Documents liés à cet article (Devis, Factures, Commandes, ...)

Arborescence et configurateur¶

Sequoia intègre une gestion des nomenclatures avec configurateur d’articles, ainsi qu’un générateur de formules au sein des liens de nomenclature. Vous pourrez ainsi :

• Attacher des composants à des articles,
• Gérer vos gammes de fabrication,
• Calculer des temps de Préparation, de Réglage et d'exécution,
• Paramètrer le configurateur et les formules de calculs,
• Lier des feuilles de calculs à un lien de nomenclature, à un article, classeur de calcul,
• Calculer les besoins,
• Simuler et Visualiser des résultats (Besoins, prix de revient, Temps de fabrication, ...) sous forme arborescente.

La Nomenclature indique tous les composants qui constituent le produit ou le service commercialisé (références, quantités, prix, données de gestion...).

La gamme de fabrication décrit les moyens et l’organisation à mettre en œuvre pour réaliser le produit ou le service vendu; quels composants utiliser, sur quel poste de travail réaliser l’opération, quels sont les temps des opérations... La gamme est une description du processus complet de réalisation du produit ou du service vendu.

Les Documents (Type de flux).¶

Généralités¶

Il s'agit de tous les documents que vous créez dans Séquoia que soit pour la partie Vente, pour la partie Achat ou pour la partie Production. Ils ont organisés par type de flux :

• Pour le module vente :

  • Les Devis
  • Les Commandes de Vente
  • Les Bons de Livraison (BL)
  • Les Factures Clients

• Pour le module Achat

  • Les Commandes d'Achat
  • Les Bons de Réception (BR)
  • Les factures Fournisseurs

• Pour Le module Production

  • Les ordres de fabrication (OF)
  • Les Réception d'OF (pour solder les OF et éxécuter les mouvements de stock)

Tous ces documents ont le même fonctionnement général et sont construits autour d'une entête et des lignes. Dans l'entête, on retrouve les informations générales du document (Références, tiers, dates, ...) et dans les lignes les informations pour chaque article (code article, quantités, prix, dimensions, options, ...).

Les en cours¶

Vous allez donc commencer par saisir l'entête en renseignant le tiers concerné (Client, fournisseur, ...). Le système renseignera alors toutes les informations "par défaut" qu'il trouvera sur la fiche tiers (region fiscale, conditions de règlement, remises, ...), et liées au contexte (date, type de document). Vous pourrez bien sur modifier toutes ces informations.

Vous saisissez ensuite les informations par ligne pour chaque article du document. Là encore, le système retrouvera les informations "par défaut" liées aux valeurs saisies dans l'entête et aux articles (Tarifs, nomenclatures, conditions commerciales, ...), et lancera au besoin le configurateur d'article.

Le document évoluera alors au gré des transferts que vous effectuerez.

Les Transferts¶

Nous vous invitons également à regarder la présentation sur les transferts, elle est assez explicite et elle vous montrera l'enchainement des actions, de la saisie du devis jusqu'au transfert en comptabilité.

Les documents dans Séquoia fonctionnent avec le concept de successeur/prédécesseur. Par Exemple, le BL succéde à la commande et précéde la facture. Lors d'un transfert, le document à transférer bascule en historique (s'il est soldé, cf transfert partiel) et génère l'encours suivant. Ce procédé permet de reconstituer tous les flux dans Séquoia, et de garder toutes les informations qui ont été renseignées dans le temps. Si vous supprimez un BL par exemple, La commande rebascule d'historique en Encours.

Par défaut, Séquoia propose le transfert total du flux, mais vous pouvez très bien demander un transfert partiel en saisissant les quantités ou un pourcentage livrable; il s'agit alors d'un transfert partiel. Par exemple, si vous ne livrez qu'une partie de la commande. Le document généré et et les mouvements de stock seront alors calculés par rapport aux quantités livrables.

Le transfert se chargera également de générer les mouvements de stock :

• Mouvements sur les articles du document.
• Mouvements sur les besoins liés pour les articles en auto-consommation.
• Mouvements liés aux commandes de vente affectées aux commandes d'achat (consommation directe)

Un calcul ou recalcul des conditions commerciales sera effectué ainsi qu'un calcul des taxes (TVA, Eco taxe, ...) en fonction de votre paramétrage (Voir [Paramétrage des taxes) Par défaut, les mouvements sont générés au moment des passages de commande de vente vers BL et commande d'achat vers BR, mais vous pouvez changer ce fonctionnement.

L'historique¶

Vous retrouvez ici les mêmes documents que ceux présents dans les en cours, mais ici, il s'agira des documents soldés (case à cocher Soldé). Les utilisateurs autorisés pourront Déverrouiller le document qui reviendra alors dans les en cours.

La Gestion des Stocks¶

Les approvisionnements¶

Ce module vous permet de gérer et d'anticiper vos besoins. Il calcule et affiche votre plan d'approvisionnement basé sur le stock, les commandes en cours, et les stocks minimums paramètrés sur les articles. A partir de là, vous visualisez d'un clin d'oeil vos besoins , et vous pouvez générer des paniers d'achat que vous pourrez transformer en commande d'achat ou en OF , suivant qu'il s'agisse d'articles de type "Acheté" ou "Fabriqué".

Les mouvements de Stock¶

Toutes les flux (influançant le stock) effectués sur des articles paramétrés en "Gestion de Stock" sont consignés dans les mouvements de stock. Ces mouvements permettent le calcul des stocks à date, la valorisation et les calculs des prix de revient. Ils sont générés automatiquement par le système mais vous pouvez aussi saisir des mouvements d'ajustement ou de consommation manuelle par exemple.

Les inventaires¶

Une fois l'inventaire créé, vous pouvez consulter les lignes et saisir les quantités réelles pour chaque article. Séquoia propose 3 alternatives pour renseigner votre inventaire :

• Vous pouvez exporter cet inventaire vers Excel pour effectuer la saisie de l'inventaire dans un tableau sur un portable déconnecté afin de le ré-importer dans Séquoia une fois votre saisie effectuée.
• Vous pouvez également utiliser notre application mobile production pour saisir l'inventaire avec un appareil muni d'un lecteur de codes barres.
• Enfin vous pouvez opter pour l'importation des données issues d'une douchette codes barres.

La gestion des règlements¶

Les échéanciers¶

Ils affichent tous les règlements à effectuer (séparément pour les clients et les fournisseurs) en s'appuyant sur les factures que vous avez générées. Vous pouvez visualiser ces échéances par date et éditer vos lettres de relance (niveaux de relance).

La remise en banque¶

Vous saisissez ici, par banque, vos règlements éffectués. Le système vous proposera automatiquement les factures concernées en fonction du tiers que vous avez sélectionné. Ces règlements effectués pourront ensuite être transférés en comptabilité.

La gestion du personnel¶

Vous allez pouvoir ici administrer tous les temps (travaillés ou non) pour chacun de vos salariés. Seuls les utilisateurs autorisés pourront accéder à l'ensemble des données.

Les temps peuvent être renseignés via le badgeage ou via notre application mobile production.

La fiche personnel¶

Chaque salarié est un Tiers de type "Personnel". Pour chacun d'eux, vous administrez ses informations personnels, ses droits et accès (groupe d'utilisateur, mot de passe, menus associés), et ses classements (Atelier, groupe, type d'horaires).

Le badgeage¶

Chaque salarié pourra ici renseigner ces heures effectuées en leurs affectant une référence (OF, Commande) et un poste (Gamme de production). Cette saisie pourra être effectuée à l'aide d'une douchette Codes Barres (en flashant la fiche suiveuse et son code personnel) afin d'améliorer la productivité et éviter les erreurs de saisie. Pour chaque tache effectuée, l'opérateur devra "Démarrer" puis faire "Pause" ou "Arrêter" en temps réelle, le système enregistrera toutes les manipulations. Il pourra également renseigner ses heures d'absence.

L'application Mobile¶

L’application vous permet de saisir des temps que vous pouvez affecter à une commande. La saisie pourra être intégrer dans votre ERP lors de la synchronisation de l’appareil.

Cette saisie peut être effectuée pour le salarié utilisateur de l’appareil ou pour n’importe quel salarié présent dans une liste déterminée. Il est également possible d’effectuer la saisie des heures pour une équipe comprenant plusieurs salariés choisis dans une liste.

L’application fonctionne en saisie temps réelle avec un système Play/Pause/Stop, mais vous pouvez aussi saisir les heures que vous souhaitez. Vous pouvez donc Pauser une tache et la reprendre , ou l’arrêter , le système calculera les heures prises en compte en fonction de votre configuration (par exemple au quart d’heure près , heures exactes, …).

Administration¶

Les temps enrégistrés pourront être visualisés, analysés, et corrigés par le personnel abilité.

Le planning¶

Le paramétrage¶

Les listes de valeurs¶

Il s'agit des paramètres "simples" utilisés pour afficher les valeurs possibles dans les listes de sélection présentent sur les formulaires. Vous pouvez créer vos propres listes en fonction de votre activité.

Les Conditions de règlement¶

Vous configurez ici vos différentes conditions de règlement utilisées pour créer vos devis ou commandes. Pour chaque condition vous pouvez préciser :

• une désignation
• le mode de calcul (nb de jours et/ou de mois d'échéance et le pourcentage à prendre en compte pour chaque échéance)

Les Familles¶

Les familles ont un role très important dans séquaoia. Elles vous permettront de regrouper vos opérations pour calculer des statistiques et de définir des comptes en vue du transfert en comptabilité.

Pour chaque famille, vous pourrez créer des sous familles pour affiner ces analyses.

Les Taxes¶

Vous devez configurer ici toutes les taxes nécessaires pour votre activité :

• Différentes TVA (Normal, réduite, autoliquidation, ...)
• L'éco taxe
• Autres

Le calcul des taxes dépend essentiellement de 2 paramètres présents dans le document à calculer :

• La région fiscale
• La famille de l'article

Vous devez donc paramètrer pour chaque famille, la ou les taxes associées. C'est également sur les familles que vous indiquez les comptes qui seront utilisés lors du transfert en comptabilité).

En effet, le système va chercher la région fiscal de la ligne (ou à défaut de l'entête) et la famille de chaque article. Il génère autant de lignes de taxe qu'il y a de taxes configurées, et peut effectuer un calcul de taxe sur une autre taxe, toutes ces lignes seront intégrées en pied de document.

Autres paramètres¶

Le transfert en comptabilité¶

Le transfert en comptabilité permet de générer un fichier qui sera importé par votre logiciel de comptabilité ou envoyé à votre comptable. 4 types d'opération peuvent être exportés :

• Les factures Clients
• Les factures Fournisseurs
• Les règlements
• Les notes de frais

Pour chaque type, vous choisissez les opérations à exporter pour une plage de dates ou de références de document. Séquoia vous affiche la liste des lignes générées par document, vous avez alors un fichier disponible pour être importé dans votre logiciel de comptabilité. Les documents concernés seront alors automatiquement soldés (mis en historique). En cas d'erreur, vous pourrez annuler le transfert pour le re-générer.

Les statistiques¶

Séquoia est livré avec une multitude de statistiques sous forme de lignes ou de graphes :

• Sur les ventes (CA par mois, par représentant, par famille d'article, évolution du CA, commandes, ...)
• Sur les Achats (par article, par fournisseur, ...)
• Sur les Stocks (à date, consommations, ...)
• Sur la gestion des temps (effectif présent, ...)
• Sur la production (charge machine, temps prévus/passés/retard, ...)
• Sur les Imports/Exports

Des statistiques personnalisées peuvent être facilement programmées à la demande.

Un tableau de bord est également disponible pour vous permettre d'avoir une vision globale sur votre activité.

La Sécurité¶

• Les Tiers (Client, Prospect, Fournisseur, Personnel, Commercial, ...)
• Les articles (Vendus, Achetés, Négoce, Fabriqué, ...)
• Les Documents (Devis, Facture, Commande, ...)

Nous allons pouvoir ici attribuer les autorisations par type et par utiisateur ou groupe d'utilisateurs.

Séquoia vs Excel¶

Avec Séquoia, vous avez tous les outils nécessaires pour gérer votre activité. Il peut cependant s'avérer utile d'utiliser Excel :

• C'est un outils très puissant avec lequel vous êtes sans doute familier et vous avez déjà certainement des données archivées dans Excel.
• C'est un standard qui peut être utilisé pour vos échanges de données.
• Il peut être utilisé hors connexion (contrairement à Séquoia qui doit être connecté avec la base de données)

Nous avons donc mis en place le système de copier/coller depuis et vers Excel. Sur toutes les listes dans Séquoia vous pouvez exportez vers Excel d'un simple clic :

• Articles, Tiers
• Documents (Devis, commandes, Factures, ...)
• Statistiques, Stock, Inventaire

Vous exporterez alors la liste tel que vous l'avez définie dans Séquoia (ordre des colones, tri d'enrégistrements, filtres), et vous n'importerez que les lignes copier dans Excel.

Saisie d'un inventaire¶

Un exemple d'utilisation courante pour cet opération est la réalisation d'un inventaire :

• 1 - Export de l'inventaire de Séquoia vers Excel
• 2 - Saisie de l'inventaire dans Excel sur un portable (hors connexion, à l'emplacement du stock)
• 3 - Import de l'inventaire vers Séquoia

Le Tableau Croisé Dynamique (TCD)¶

Le TCD est un outil très puissant qui vous permet d'organiser vos données. Vous définissez les filtres, les colonnes et les totaux, et votre tableau est créé instantannéement. La magie consiste alors à connecter votre TCD avec Séquoia (connexion SQL SERVER), et vous pouvez générer n'importe quel tableau avec des données actualisées.

Les traductions¶

Séquoia est multi-language, il vous permet d'afficher et d'éditer tous vos documents en fonction de la langue définie sur le document, à condition d'avoir la traduction disponible. Séquoia est livré avec les traductions en anglais et en espagnol.

Le mode administrateur¶

Nous entrons ici dans la partie la plus technique du logiciel. Ce chapitre est réservé au personnel abilité et les manipulations seront protégée par mot de passe.

Lorsque vous êtes sur un formulaire Séquoia , la touche F8 (clic droit → Opérations Diverses → Mode Création) vous permet d'accéder à toute la configuration du formulaire :

• Présentation des champs (ordre, police et format des caractères, couleurs, ...)
• Controles des champs, liens sur vos listes de valeurs
• Requête d'affichage des données (langage SQL)
• paramétrage des tris, des filtres et des recherches

Vous pouvez également modifier les boutons de vos menus , les copier/coller sur un autre menu, ou les supprimer en faisant clic droit → Propriétés sur le bouton.

Cette partie est relativement technique et peu engendrer des disfonctionnements du logiciel si elle est mal maitrisée. Nous vous conseillons donc vivement de suivre la formation Administration du logiciel

Lexique¶

• Polymorphe

  Un polymorphe est un formulaire qui permet de saisir et de consulter les données. Il existe des polymorphes primaires qui sont utilisés pour afficher l'entête (les informations clients d'une commande par exemple) et des polymorphes secondaires qui afficheront des informations dépendantes du polymorphe primaire (les lignes des articles d'une commande par exemple).