Préambule

Cette aide vous permettra de vous familiariser avec notre ERP, et devra s'accompagner des formations nécéssaires à la bonne utilisation du logiciel.

Elle ne rentre pas dans le détail de toutes les manipulations de Séquoia mais elle est assez complète pour permettre une bonne appréhension des fonctionnalités et des concepts de Séquoia.

Vous y trouverez des images-écrans et des tutoriels qui appuieront les explications données. Des liens sont présents tout au long du document afin de naviguer à votre convenance ansi qu'un index à gauche qui vous permet d'accéder directement aux thèmes souhaités.

Bercel informatique est à votre disposition et vous remercie pour l'intêret que vous portez à notre logiciel.

N'hésitez pas à visiter le site Bercel Informatique.

Bonne lecture

Concepts de base

Toutes les données sont articulées autour de 3 concepts de base, eux mêmes organisés par type

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Les types vont déterminer les mécanismes qui seront enclenchés par le système. Par exemple, les articles de type "Acheté" ou "Négoce" seront proposés dans le module Achat, alors que le module Vente proposera les articles de type "Vendu" ou "Négoce".

Un tiers de type "Prospect" sera automatiquement transformé en type "Client" lors du premier passage de Devis en Commande.

Les concepts de base

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Les agencements et la navigation

Vous avez plusieurs façons de naviguer dans l'ERP :

Chacun pourra utiliser son mode de navigation en fonction de ses habitudes, mais surtout du contexte. Voyons tout cela dans le détail.

Les menus

Sequoia embarque 4 emplacements de menus et une fenêtre principale (contenu) Screenshot

Les menus Sequoia (options générales), le menu principal, et le menu Secondaire se composent de boutons qui permettent d’accéder à des actions (consultation, édition, modifications, …) ou à un autre menu (on parlera de sous menu). De plus, en fonction de la zone que vous éditez, un menu contextuel peut être affiché avec le clic droit pour vous proposer toutes les manipulations disponibles pour la ligne, le champ, ou l’écran sélectionné (voir Raccourcis clavier).

Les menus vous permettent de naviguer sur l’ensemble du logiciel, pour afficher le contenu (les données) dans la fenêtre principale. Cette fenêtre peut elle-même être divisée en plusieurs parties suivant le contexte, comme nous le verrons plus tard :

Personnalisation

En fonction de l’utilisateur connecté, l’affichage des menus peut être très différent puisque vous définissez les accès (et donc les menus) par groupe d’utilisateur (voir Gestion des sécurités).

Ainsi l’administrateur aura accès à tous les boutons de tous les menus, alors qu’un utilisateur du groupe Achats, par exemple, ne verra que les options relatives à la gestion des achats :

Une configuration de base est proposée, libre à vous d’adapter ces menus à votre activité en paramétrant vos propres groupes d’utilisateurs. Ceci vous offre un premier niveau de sécurité et simplifie l’utilisation du logiciel pour chaque utilisateur.

Il se situe en haut à droite de l’écran (mais pouvez aussi l'afficher en haut à gauche) , et donne accès aux options générales. Il est accessible à tout moment. Screenshot

Accès à la messagerie Speaker Corner

Corner Speaker est un outil spécifique qui permet de communiquer avec vos collaborateurs mais également avec l’ensemble des utilisateurs de Sequoia externe, dans la mesure où vous acceptez de communiquer avec eux. A terme vous pourrez développer le réseau social des utilisateurs de Séquoia.

Mise en place de speaker corner

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Youtube

Accéder aux tutoriels réalisés, qui vous expliqueront certaines manipulations et fonctionnalités primordiales de Sequoia. Nous vous invitons à les consulter, ils vous expliqueront par la démonstration :

Disponible à tout moment, vous pouvez accéder à la page suivante ou précédente, ce qui est très pratique pour retrouver vos consultations.

Sequoia

Le bouton sequoia permet d’accéder à différentes options :

Assistant à distance

Permet d’autoriser la connexion à distance. Nous pouvons ainsi intervenir directement et à distance, pour configurer, modifier votre version en prenant la main sur votre poste de travail. Très pratique également pour vous proposer des démonstrations à distance.

Passer en mode administrateur (en fonction des droits utilisateurs)

Le mode administrateur permet d’intervenir sur la configuration des écrans. (Voir Mode Administrateur)

Selection du menu

Dans Sequoia vous pouvez créer des menus (en mode administrateur) et les attribuer à vos groupes d'utilisateur. Ici, chaque utilisateur pourra changer de menu , il aura accès aux menus qui lui ont été attribués (Voir Gestion des sécurités).

Mode tactile

Permet d'adapter les formulaires aux écrans tactiles.

Enregistrer les polices code barres

Si vous devez éditer des documents avec des codes barres, il est nécéssaire d'enregistrer les polices utilisées pour chaque poste qui devra éditer ces documents (Fiche suiveuse, ...). Séquoia vous propose donc ici de les installer.

Changer de menu

Sequoia vous permet de créer vos propres menus ou d’utiliser ceux qui sont fournis par défaut (que vous pouvez modifier). Cette option vous permet de choisir quel menu principal vous souhaitez afficher.

Présent en haut de l’écran, il permet d’accéder aux principales fonctions de Sequoia par module :

L’affichage de ce menu dépend du groupe d’utilisateur, ou de l’utilisateur (voir Gestion des sécurités), ainsi vous pourrez définir les actions disponibles pour chaque groupe d’utilisateur (Administrateur, Direction, Achat, Commercial, …).

Ces menus sont présents à droite de l’écran et sont relatifs au choix réalisé dans le menu principal, et aux types d’informations affichées (ou sélectionnées) dans la fenêtre de contenu.

Les Recherches

Les Recherches dans Séquoia sont puissantes et immédiates, car elles s'appuient sur des requêtes SQL que nous fournissons et modifions à votre convenance et que vous pouvez modifier si vous avez des notions de langage SQL. Elles permettent d'afficher instantanément et au fur et à mesure que vous entrez vos critères, les informations que vous souhaitez.

Les Recherches sont rapides, multi-critères et personnalisables

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Chaque utilisateur peut choisir ses colonnes à afficher , un comptable ne souhaitera pas voir les mêmes informations qu'un agent de production.

Le principe est le même que ce soit pour les articles , les tiers, les encours ou tout autre formulaire de Séquoia. le champs de recherche permet de retrouver un article, un tiers, une référence, selon l’écran sur lequel vous vous trouvez. Par exemple, en consultation des clients, la recherche vous permettra de trouver un client par le nom, sur sa ville ou toute autre information que vous jugerez pertinente. En plus du champs de recherche "générique", vous pouvez trier ou filtrer chaque colonne affichée. Vous pouvez ainsi retrouver des informations par rapport à une date (>, <, =), une valeur booléenne (vrai, faux, tous) ou tout autre champs présent.

Personnalisation des écrans

Dans Séquoia, votre écran peut être divisé en plusieurs parties comme c'est le cas sur la plupart des formulaires proposés.

Typiquement nous avons :

Vous pouvez adapter chaque partie de l'écran à votre convenance. Chaque utilisateur peut régler les différente zones avec les touches Ctrl + Molette

Les aménagements d'écrans

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Vous pouvez également, gràce au mode édition (F8) , définir les couleurs, les tailles, les arriéres plans, et les polices utilisés pour chaque formulaire.

Séquoia embarque plusieurs thème qui définissent la présentation générale du logiciel (Couleurs), mais vous pouvez créer vos propres thèmes.

Chaque utilisateur peut choisir son thème ... chacun ses gouts.

El navigator

El Navigator est un outil très pratique qui vous permet de visualiser d'un coup d'oeil tous les documents liés à un document sélectionné. Un clic droit + El navigator sur n'importe quel document vous affiche les successeurs (les BL et factures d'une commande par exemple) et les prédécesseurs (Les devis d'une commandes par exmple). Affiché sous forme de graphe, vous pouvez accéder directement à tous les documents de l'affaire. Screenshot

Raccourcis clavier

Sur l’ensemble du logiciel vous pouvez accéder à certaines fonctionnalités par les raccourcis claviers, en fonction de l’écran ou de l’objet que vous manipulez.

Personnel

Il est possible de paramétrer un raccourci dans les boutons de Sequoia en ajoutant une lettre non utilisée précédée de la touche Alt. Voici les boutons préconfigurés :

Alt + D

Encours

Alt + T

Les Tiers

Alt + A

Les Articles

Alt + G

Gestion du temps

Alt + H

Menu historique

En accédant au menu contextuel (clic droit), vous avez accès à différentes actions dont la plupart ont un raccourci.

Ins (insert)

nouvel enregistrement

Ctrl + C

copier

Ctrl + V

coller

Ctrl + G

gestion électronique de documents (GED)

Ctrl + Z

annuler

Ctrl + Y

rétablir

Ctrl + E

ouverture d’Excel

Ctrl + W

fusionner vers une lettre type

Ctrl + O

rechercher dans Outlook

Ctrl + H

envoyer en partie haute

Ctrl + S

masquer les colonnes en surbrillance

Ctrl + Maj + C

copier les noms de champs

Ctrl + Maj + S

afficher toutes les colonnes

Ctrl + F8

figer les colonnes

F3

recopier la valeur de la cellule supérieure

F5

actualiser

F7

traduction

F8

mode création

F10

voir la barre de totalisation

F11

enregistrement précédent

F12

enregistrement suivant

Documents

Lors de la prévisualisation d’un document, vous avez également accès à plusieurs raccourcis.

F8

recharger

Ctrl + P

sélection

Ctrl + Q

modification de la vue

Ctrl + M

modification du document

Ctrl + O

ouverture du dossier

Ctrl + E

ouverture d’Excel

Ctrl + H

Zoom à la Hauteur de la page

Ctrl + W

Zoom à la Largeur de la page

Ctrl + F

rechercher

Esc

Fermer la fenêtre de prévisualisation.

Généraux

Il existe également des raccourcis non-indiqués dans Sequoia.

Maj + clic gauche

sur un bouton Sequoia ou sur un bouton 3D : affiche le polymorphe sur la partie droite de l’écran

Ctrl + →

ferme la partie droite de l’écran.

Ctrl + espace

permet d’accéder au bouton de la cellule (exemple : sur une cellule de type date, cela affichera le calendrier)

Espace

coche ou décoche si vous êtes sur une cellule de type « Case à cocher »

Administrateur

En vous connectant en tant qu’administrateur (sa), vous pouvez utiliser d’autres raccourcis indisponibles autrement.

Ctrl + Alt + C

copier le polymorphe en cours

Ctrl + Alt + V

coller le polymorphe du presse papier

Ctrl + Alt + Ins (insert)

ouverture d’un nouveau polymorphe

Ctrl + Alt + O

ouverture d’un polymorphe

Ctrl + Alt + Q

éditeur de requête

Autres conventions

Le bouton "3d" est omniprésent car il représente un réel gain de temps dans l'utilisation quotidienne du logiciel. il permet d'accéder directement à l'information souhaitée depuis n'importe quel formulaire. Par exemple, vous accéder à la fiche article depuis une commande en cliquant sur le "3d" de l'article dans la commande.

Premiers pas

Lancer Sequoia avec « sa » pour identifiant (mode administrateur)

Informations Société

C'est là que vous entrerez les renseignements sur votre société et certains paramètres de base.

Pour configurer votre société, cliquer sur Tiers → Société

Si elle n'existe pas, faites clic droit → Nouvel Enregistrement pour la créer.

La taille de votre logo ne devrait pas dépasser 500Ko, on considère une taille en pixel d'environs 300x300 en fonction du format (400x300, ...)

Les utilisateurs

Lorsque vous installez Sequoia, vous devez commencer par personnaliser l’ERP et entrer les utilisateurs autorisés

Placez-vous sur la vue Personnel (bouton Tiers → Personnel)

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Puis sur la dernière ligne pour créer un nouveau Tiers "personnel" Remplissez les champs correspondants aux informations de votre Personnel.

Vous ne renseigner ici que les autorisations spécifiques à cet utilisateur. Elles seront prioritaires aux autorisations renseignées éventuellement pour le groupe d’utilisateur. Il est donc préférable de privilégier le paramétrage des autorisations au niveau des groupes d'utilisateurs.

Les Tiers

Généralités

La base de votre activité s'organise autour des Tiers. Son type détermine son rôle et son fonctionnement dans Sequoia.

Ce tutoriel reprend les différents type de Tiers et vous explique comment créer un Tiers (ici un Client), modifier ses informations et consulter les documents liés.

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Suppression d'un Tiers

Vous ne pouvez pas supprimer un Tiers qui a été utilisé dans un document. Par contre, vous pouvez le rendre inactif (case à cocher) pour qu'il ne soit plus proposé dans les formulaires.

La fiche Tiers (Client / Prospect / Fournisseur)

Les informations de base

Pour entrer dans la gestion des clients à partir du menu principal : Tiers → Client (ou Prospect)

Les types Clients et Prospect sont liés, dans la mesure ou un prospect peut se tranformer en client lors de la première commande. Cependant, si ce mode de fonctionnement ne vous convient pas, il peut être très facilement désactivé. Séquoia permet la personnalisation de la fiche client en y ajoutant les champs que vous souhaitez, ainsi qu’un ensemble de boutons paramétrables vous permettant une interrogation de la base selon vos critères.

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Lorsque vous créez un client (clic droit → Nouvel Enregistrement) un numéro est automatiquement attribué (C0001, ...) mais vous pouvez lui attribuer le numéro que vous souhaitez.

Ce numéro est un identifiant unique

Une fois créé, ce numéro sera protégé car c'est lui qui permet l'identification d'un client sur les documents et sur toutes actions effectuées dans Sequoia.

Vous renseignez dans l'entête les informations générales :

Les contacts

Vous pouvez ensuite préciser autant de contacts que vous le souhaitez (Nom, Prénom, coordonnées)

Via le menu secondaire, vous avez directement accès aux données liées à ce client :

Les conditions commerciales

Vous pouvez paramètrer ici des conditions permanentes de remises, elles seront reprises sur les documents du tiers.

Les Articles

Au cœur de votre activité, la structure de la base article est déterminante pour la cohérence et la bonne gestion de votre entreprise. Nous verrons qu’à travers les différentes fonctionnalités proposées, vous trouverez un ensemble de réponses à vos problématiques de tous les jours. Une seule et unique base article (achat, vente, fabriqué, négoce) est au centre de Séquoia, cependant pour des raisons de sécurité ou de confidentialité, vous aurez la possibilité de la diviser afin que vos collaborateurs, chacun dans son domaine de compétence, accèdent aux informations autorisées.

Suppression d'un article

Vous ne pouvez pas supprimer un article qui a été utilisé dans un document. Par contre, vous pouvez le rendre inactif (case à cocher) pour qu'il ne soit plus proposé dans les formulaires.

Les informations de bases (Entête) :

Vous pourrez entrer vos tarifs par code Tiers

Via le menu secondaire, vous avez directement accès aux données liées à cet article :

la gestion des articles

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Arborescence et configurateur

Sequoia intègre une gestion des nomenclatures avec configurateur d’articles, ainsi qu’un générateur de formules au sein des liens de nomenclature. Vous pourrez ainsi :

La Nomenclature indique tous les composants qui constituent le produit ou le service commercialisé (références, quantités, prix, données de gestion...).

La gamme de fabrication décrit les moyens et l’organisation à mettre en œuvre pour réaliser le produit ou le service vendu; quels composants utiliser, sur quel poste de travail réaliser l’opération, quels sont les temps des opérations... La gamme est une description du processus complet de réalisation du produit ou du service vendu.

le configurateur

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Les En cours

Généralités

Il s'agit de tous les documents que vous créez dans Séquoia que soit pour la partie Vente, pour la partie Achat ou pour la partie Production :

Tous ces documents ont le même fonctionnement général et sont construits autour d'une entête et des lignes. Dans l'entête, on retrouve les informations générales du document (Références, tiers, dates, ...) et dans les lignes les informations pour chaque article (code article, quantités, prix, dimensions, options, ...).

Vous allez donc commencer par saisir l'entête en renseignant le tiers concerné (Client, fournisseur, ...). Le système renseignera alors toutes les informations "par défaut" qu'il trouvera sur la fiche tiers (region fiscale, conditions de règlement, remises, ...), et liées au contexte (date, type de document). Vous pourrez bien sur modifier toutes ces informations.

Vous saisissez ensuite les informations par ligne pour chaque article du document. Là encore, le système retrouvera les informations "par défaut" liées aux valeurs saisies dans l'entête et aux articles (Tarifs, nomenclatures, conditions commerciales, ...), et lancera au besoin le configurateur d'article.

Le document évoluera alors au gré des transferts que vous effectuerez.

Les Transferts

Les documents dans Séquoia fonctionnent avec le concept de successeur/prédécesseur. Par Exemple, le BL succéde à la commande et précéde la facture. Lors d'un transfert, le document à transférer bascule en historique (s'il est soldé, cf transfert partiel) et génère l'encours suivant. Ce procédé permet de reconstituer tous les flux dans Séquoia, et de garder toutes les informations qui ont été renseignées dans le temps. Si vous supprimez un BL par exemple, La commande rebascule d'historique en Encours.

Par défaut, Séquoia propose le transfert total du flux, mais vous pouvez très bien demander un transfert partiel en saisissant les quantités ou un pourcentage livrable; il s'agit alors d'un transfert partiel. Par exemple, si vous ne livrez qu'une partie de la commande. Le document généré et et les mouvements de stock seront alors calculés par rapport aux quantités livrables.

Le transfert se chargera également de générer les mouvements de stock :

Un calcul ou recalcul des conditions commerciales sera effectué ainsi qu'un calcul des taxes (TVA, Eco taxe, ...) en fonction de votre paramétrage (Voir [Paramétrage des taxes) Par défaut, les mouvements sont générés au moment des passages de commande de vente vers BL et commande d'achat vers BR, mais vous pouvez changer ce fonctionnement.

Tout transfert peut être annulé, en supprimant tout simplement le document généré, vous revenez à la situation avant le transfert.

La Gestion des Stocks

Gestion par lot et par localisation

un stock = 1 article + 1 lot + 1 localisation

Le lot et la localisation sont des données facultatives, mais importantes si vous souhaitez gérer votre stock par lot et/ou par localisation.

Les approvisionnements

Ce module vous permet de gérer et d'anticiper vos besoins. Il calcule et affiche votre plan d'approvisionnement basé sur le stock, les commandes en cours, et les stocks minimums paramètrés sur les articles. A partir de là, vous visualisez d'un clin d'oeil vos besoins , et vous pouvez générer des paniers d'achat que vous pourrez transformer en commande d'achat ou en OF , suivant qu'il s'agisse d'articles de type "Acheté" ou "Fabriqué".

Les mouvements de Stock

Toutes les flux (influançant le stock) effectués sur des articles paramétrés en "Gestion de Stock" sont consignés dans les mouvements de stock. Ces mouvements permettent le calcul des stocks à date, la valorisation et les calculs des prix de revient. Ils sont générés automatiquement par le système mais vous pouvez aussi saisir des mouvements d'ajustement ou de consommation manuelle par exemple.

Application Mobile Production

L'application Mobile Production (Android) vous permet d'effectuer vos mouvements de stock (inventaire, réception, expédition, transferts) à partir d'un appareil muni d'un lecteur de codes barres.

Les inventaires

Tous les articles paramètrés pour la gestion de stock sont représentés dans l'inventaire, y compris ceux ayant un stock théorique à 0.

Une fois l'inventaire créé, vous pouvez consulter les lignes et saisir les quantités réelles pour chaque article. Séquoia propose 3 alternatives pour renseigner votre inventaire :

Vous pouvez visualiser ces mouvements à partir de la fiche article

La gestion des règlements

Les échéanciers

Ils affichent tous les règlements à effectuer (séparément pour les clients et les fournisseurs) en s'appuyant sur les factures que vous avez générées. Vous pouvez visualiser ces échéances par date et éditer vos lettres de relance (niveaux de relance).

La remise en banque

Vous saisissez ici, par banque, vos règlements éffectués. Le système vous proposera automatiquement les factures concernées en fonction du tiers que vous avez sélectionné. Ces règlements effectués pourront ensuite être transférés en comptabilité.

La gestion du personnel

Vous allez pouvoir ici administrer tous les temps (travaillés ou non) pour chacun de vos salariés. Seuls les utilisateurs autorisés pourront accéder à l'ensemble des données.

Les temps peuvent être renseignés via le badgeage ou via notre application mobile production.

La fiche personnel

Chaque salarié est un Tiers de type "Personnel". Pour chacun d'eux, vous administrez ses informations personnels, ses droits et accès (groupe d'utilisateur, mot de passe, menus associés), et ses classements (Atelier, groupe, type d'horaires).

Le badgeage

Chaque salarié pourra ici renseigner ces heures effectuées en leurs affectant une référence (OF, Commande) et un poste (Gamme de production). Cette saisie pourra être effectuée à l'aide d'une douchette Codes Barres (en flashant la fiche suiveuse et son code personnel) afin d'améliorer la productivité et éviter les erreurs de saisie. Pour chaque tache effectuée, l'opérateur devra "Démarrer" puis faire "Pause" ou "Arrêter" en temps réelle, le système enregistrera toutes les manipulations. Il pourra également renseigner ses heures d'absence.

L'application Mobile

L’application vous permet de saisir des temps que vous pouvez affecter à une commande. La saisie pourra être intégrer dans votre ERP lors de la synchronisation de l’appareil.

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Cette saisie peut être effectuée pour le salarié utilisateur de l’appareil ou pour n’importe quel salarié présent dans une liste déterminée. Il est également possible d’effectuer la saisie des heures pour une équipe comprenant plusieurs salariés choisis dans une liste.

L’application fonctionne en saisie temps réelle avec un système Play/Pause/Stop, mais vous pouvez aussi saisir les heures que vous souhaitez. Vous pouvez donc Pauser une tache et la reprendre , ou l’arrêter , le système calculera les heures prises en compte en fonction de votre configuration (par exemple au quart d’heure près , heures exactes, …).

Administration

Les temps enrégistrés pourront être visualisés, analysés, et corrigés par le personnel abilité.

Le planning

Le paramétrage

Les listes de valeurs

Il s'agit des paramètres "simples" utilisés pour afficher les valeurs possibles dans les listes de sélection présentent sur les formulaires. Vous pouvez créer vos propres listes en fonction de votre activité.

Séquoia est livré avec toutes les listes de valeurs de base utilisées dans l'ERP (Natures de paiement, Classement des contacts, ...)

Les Conditions de règlement

Vous configurez ici vos différentes conditions de règlement utilisées pour créer vos devis ou commandes. Pour chaque condition vous pouvez préciser :

Séquoia est livré avec toutes les conditions de règlement standard (Comptant, 30 jours fin de mois, ...)

Les Familles

Les familles ont un role très important dans séquaoia. Elles vous permettront de regrouper vos opérations pour calculer des statistiques et de définir des comptes en vue du transfert en comptabilité.

Il faut donc bien réfléchir à la facon de définir vos familles pour faciliter ces analyses.

Pour chaque famille, vous pourrez créer des sous familles pour affiner ces analyses.

Les Taxes

Vous devez configurer ici toutes les taxes nécessaires pour votre activité :

Séquoia est livré avec les toutes les taxes habituelles pré-configurées

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Le calcul des taxes dépend essentiellement de 2 paramètres présents dans le document à calculer :

Vous devez donc paramètrer pour chaque famille, la ou les taxes associées. C'est également sur les familles que vous indiquez les comptes qui seront utilisés lors du transfert en comptabilité).

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Si un compte n'est pas configuré pour la famille/région fiscale utilisées, le transfert en comptabilité vous indiquera une erreur

En effet, le système va chercher la région fiscal de la ligne (ou à défaut de l'entête) et la famille de chaque article. Il génère autant de lignes de taxe qu'il y a de taxes configurées, et peut effectuer un calcul de taxe sur une autre taxe, toutes ces lignes seront intégrées en pied de document.

Autres paramètres

Le transfert en comptabilité

Le transfert en comptabilité permet de générer un fichier qui sera importé par votre logiciel de comptabilité ou envoyé à votre comptable. 4 types d'opération peuvent être exportés :

Pour chaque type, vous choisissez les opérations à exporter pour une plage de dates ou de références de document. Séquoia vous affiche la liste des lignes générées par document, vous avez alors un fichier disponible pour être importé dans votre logiciel de comptabilité. Les documents concernés seront alors automatiquement soldés (mis en historique). En cas d'erreur, vous pourrez annuler le transfert pour le re-générer.

Les comptes générés dépendent du Tiers pour la contrepartie, des comptes de taxe, et des familles des articles concernés.

Séquoia est livré avec les interfaces pour la plupart des logiciels de comptabilité du marché (Sage, Ciel, EBP, ...). Nous pouvons rapidement développer l'interface vers un autre logiciel.

L'historique

Vous retrouvez ici les mêmes documents que ceux présents dans les en cours, mais ici, il s'agira des documents soldés (case à cocher Soldé). Les utilisateurs autorisés pourront Déverrouiller le document qui reviendra alors dans les en cours.

Déverrouillage

Le fait de déverrouiller un enregistrement n'est pas une opération naturelle dans le cycle des flux. A n'utilser que dans des càs particuliers. Si vous souhaitez modifier un document mis en historique, il est préférable de supprimer son ou ses successeurs pour qu'il revienne automatiquement en en-cours. Vous pourrez ensuite re-transférer le document pour re-générer son ou ses successeurs.

Les statistiques

Séquoia est livré avec une multitude de statistiques sous forme de lignes ou de graphes :

Des statistiques personnalisées peuvent être facilement programmées à la demande.

Un tableau de bord est également disponible pour vous permettre d'avoir une vision globale sur votre activité.

Les statistiques sont très rapides et performantes dans Séquoia puisqu'elles s'appuient sur des requêtes SQL.

Vous avez également la possibilité d'utiliser Excel pour visualiser vos données.

Par exemple en utilisant les tableaux croisés dynamiques. Excel est directement connecté avec Séquoia et vous programmez vos propres tableaux avec les filtres et tris que vous souhaitez. Des requêtes sont embarquées dans séquoia pour être utilisées dans Excel ... à vous de jouer.

La Sécurité

Rappel

Toutes les données sont articulées autour de 3 concepts de base, eux mêmes organisés par type"

Nous allons pouvoir ici attribuer les autorisations par type et par utiisateur ou groupe d'utilisateurs.

Nous vous reccomandons d'utiliser les groupes d'utilisateurs afin d'optimiser votre gestion des droits.

En effet, lorsque vous créerez un utilisateur, vous n'aurez qu'à lui attribuer un groupe pour qu'il hérite des droits liés à ce groupe.

Autorisations

Vous pourrez donc déterminer, par exemple, que les utilisateurs du groupe VENTE, auront accès au type de tiers CLIENT, aux types d'article VENDU et NEGOCE, et aux types de documents DEVIS et FACTURE DE VENTE. Vous pourrez ensuite préciser, pour un utilisateur du groupe 'VENTE' en particulier, qu'il n'aura pas accès au type de document FACTURE ou qu'il aura accès en plus au type de Tiers FOURNISSEUR.

la sécurité dans Sequoia

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Les traductions

Séquoia est multi-language, il vous permet d'afficher et d'éditer tous vos documents en fonction de la langue définie sur le document, à condition d'avoir la traduction disponible. Séquoia est livré avec les traductions en anglais et en espagnol.

Le mode administrateur

Nous entrons ici dans la partie la plus technique du logiciel. Ce chapitre est réservé au personnel abilité et les manipulations seront protégée par mot de passe.

Lorsque vous êtes sur un formulaire Séquoia , la touche F8 (clic droit → Opérations Diverses → Mode Création) vous permet d'accéder à toute la configuration du formulaire :

Vous pouvez également modifier les boutons de vos menus , les copier/coller sur un autre menu, ou les supprimer en faisant clic droit → Propriétés sur le bouton.

Cette partie est relativement technique et peu engendrer des disfonctionnements du logiciel si elle est mal maitrisée. Nous vous conseillons donc vivement de suivre la formation Administration du logiciel

Lexique