Séquoia s’adapte à votre société, il est entièrement paramétrable et personnalisable. Configuré pour répondre à VOS besoins, sa souplesse lui permettra de s’adapter à l’évolution de votre activité.

Séquoia est déjà paramétré dans de nombreux secteurs d’activités. Vous êtes opérationnel immédiatement !

La vocation de Sequoia est d'homogénéiser le Système d'Information de l'entreprise avec un outil unique qui est capable de couvrir un large périmètre de gestion. SEQUOIA est subdivisé en modules fonctionnels qui répondent chacun à un des domaines de gestion.

• la gestion commerciale (Clients/Prospects, Ventes)

• la gestion de la chaîne logistique (Stocks, Besoins, Approvisionnement, Achats)

• la gestion de production (planification, nomenclatures)

• la gestion comptable et financière (comptabilité client, fournisseur, immobilisations, …)

• la gestion des ressources humaines (Gestion du temps)

Organisation intégrée

L'intérêt du logiciel réside autant dans la palette des fonctions offertes, qui couvre la plupart des besoins de l'entreprise, que dans leur capacité d’intégration Il en résulte une amélioration de la productivité et de la qualité du service au client.

L’entreprise est une organisation hiérarchiquement définie dans Sequoia qui garantit la cohérence entre les informations à tous les niveaux de l’entreprise. Les informations de plus haut niveau (direction) sont issues de l’agrégation automatique des informations produites par les niveaux inférieurs de l’organisation (mouvements de stock, consommations marchandises, déclarations de production, factures...). Cette structure permet à la direction de consulter toutes les informations de l’entreprise en temps réel.

L’information n’est saisie qu’une fois et est mise à disposition pour tous les modules grâce au partage d'une base de données centrale et à une communication permanente entre modules. Cela n'est pas sans conséquences sur l'organisation de l'entreprise et le métier de ses employés. En particulier, les employés auront la possibilité de consulter ou de modifier toutes les informations qui leur sont nécessaires, même si elles concernent "a priori" d'autres services.

Concrètement, par exemple, la saisie d'une vente correspond à une facture client et génère automatiquement une écriture comptable en partie double dans le journal des ventes avec calcul automatique de la TVA collectée. Le grand livre et le compte de résultat sont automatiquement impactés.

Communication

A cela s'ajoutent des modules transversaux, comme les systèmes de messagerie (email, Outlook, messagerie instantanée), l’export des documents (Word, Excel) et la Gestion Electronique des documents (GED). Vous pourrez mettre en place le système de messagerie instantanée (speaker Corner) vous permettant d’échanger des informations avec vos collaborateurs, mais également avec tout utilisateur externe que vous souhaitez, dans la mesure où il aura accepté votre invitation (Réseau Sequoia).

Sécurité informatique

La sécurité est une notion importante, elle permet de protéger l’intégrité de vos données tout en offrant une personnalisation du logiciel par groupe d’utilisateur. Ainsi, chaque utilisateur ne pourra accéder qu’aux menus et options définis pour son groupe (ex : Administrateur, Achat, RH, stagiaire, …). Vous pouvez également définir les sécurités pour un utilisateur particulier. Il en résulte une grande simplification puisque vous pourrez définir un affichage pertinent pour chaque groupe d’utilisateur.

Multi devise, multi société, multi tva

Les données de base

Les données de Base sont les informations, communes à toutes les fonctions de l’entreprise, caractérisant l’entreprise elle-même, les différents partenaires (clients, fournisseurs...), les produits vendus, les marchandises mais aussi les moyens de production de l’entreprise.

Cette base de données commune évite les doubles saisies ou modifications des données garantissant le même niveau d’information à jour pour tous les acteurs de l’entreprise et le partage, en temps réel, de toutes ces informations.

Toute l’organisation de l’entreprise, ses processus, ses flux, ses acteurs comme ses marchandises existent virtuellement dans le Système d’Information ERP ce qui permet de suivre en temps réel les informations produites par les activités de l’entreprise (achats, approvisionnement, production, ventes, suivi de la rentabilité, les mouvements comptables et financiers....)

Les Tiers (Clients, Fournisseurs, Personnel...)

Chaque acteur de votre activité est identifié comme un tiers, il existe donc différents type de tiers :

· Client

· Prospect

· Fournisseur

· Personnel

· Commercial

Le tiers est connu au travers de nombreuses informations: nom, adresse, coordonnées diverses, données financières, comptables, commerciales, organisationnelles, bancaires; Des éléments de prix, de stockage, de livraison, d’autorisation... lui sont rattachés en fonction de son type.

Tous ces éléments sont saisis une seule fois et sont disponibles pour toutes les fonctions de l’entreprise.

Les Articles (Achetés, Vendus, Fabriqués)

Au cœur de votre activité, la structure de la base article est déterminante pour la cohérence et la bonne gestion de votre entreprise. Nous verrons qu’à travers les différentes fonctionnalités proposées, vous trouverez un ensemble de réponses à vos problématiques de tous les jours. Une seule et unique base article (achat, vente, fabriqué, négoce) est au centre de Séquoia, cependant pour des raisons de sécurité ou de confidentialité, vous aurez la possibilité de la diviser afin que vos collaborateurs, chacun dans son domaine de compétence, accèdent aux informations autorisées.

Fonctionnalités Standards :

· Gestion des Désignations (Commerciales, techniques…),

· gestion des tarifs Achats, ventes, sous-traitance (avec association de pièces à fournir).

· Gestion des types, familles, sous-familles, collections.

· Gestion des unités d’achats, ventes, stocks.

· Gestion des stocks par lot, localisation et emplacements. Si vous êtes confrontés aujourd’hui à des problèmes de création d’articles par dimension de pièce, la gestion par lot vous permettra de vous affranchir de ses contraintes et de rendre plus efficace votre gestion de stocks.

· Valorisation de stocks au PMP, dernier prix d’achat, prix tarif.

· Gestion des indices, dimensions, poids, surface, volume, périmètre.

· Gestion du coefficient de perte, de marge par article, du stock mini, de la quantité économique, du délai moyen de fabrication. Autoconsommation, Gencod EAN13.

· Gestion de la déclaration d’échange de biens (Code nomenclature fiscale).

Les liaisons :

· Accès à l’ensemble des lignes saisies sur un article (commandes, factures, stocks, …)

· Statistiques de ventes et d’achats sur un article, historique des tarifs,

· Incorporation par copier-coller de tarifs fournisseurs ou augmentation de tarifs.

· Accès à l’ensemble des mouvements de stocks sur un article (par lot et localisation),

· voir les cas d’emploi d’un article (possibilité d’attribuer ou de modifier des cas d’emploi sans retour sur chaque nomenclature).

· Pour les articles configurables, possibilités de mettre des formules sur une fiche article afin de l’utiliser dans plusieurs liens de nomenclatures.

Notion de Nomenclature

Sequoia intègre une gestion des nomenclatures avec configurateur d’articles (voir Configurateur), ainsi qu’un générateur de formules au sein des liens de nomenclature.

· Attacher des composants à des articles

· Notion de gamme de fabrication,

· Calcul des temps de Préparation, de Réglage et d'exécution.

· Préparation au configurateur et les formules de calculs.

· Liés des feuilles de calculs à un lien de nomenclature, à un article, classeur de calcul.

· Exécuter des fonctions SQL en tant que formule de calcul.

· Les calculs sous VB et C#.

· Apprendre le langage SQL (Structure Query Language)

· Notion de calcul des besoins.

· Visualisation des résultats sous forme arborescente.

· Appréhension des Prix de Revient.

La Nomenclature indique tous les composants qui constituent le produit ou le service, commercialisé (références, quantités, prix, données de gestion...).

La gamme de fabrication décrit les moyens et l’organisation à mettre en œuvre pour réaliser le produit ou le service vendu; quels composants utiliser, sur quel poste de travail réaliser l’opération, quels sont les temps des opérations...
La gamme est une description du processus complet de réalisation du produit ou du service vendu.

Le poste de travail contient toutes les informations de temps et de coût des opérations qu’il effectue.

Ces éléments sont à la base de la gestion des coûts.

Fonctionnalités de Base

Gestion commerciale

De par sa nature, Séquoia a été conçu pour travailler en multi société, multi site, ceci se retrouvant dès la fiche prospect/client où vous pourrez pour le même client, y associer des conditions de ventes (tarif, port, paiement) par société.

Outre les renseignements de base de toute gestion commerciale, Séquoia permet la personnalisation de la fiche client/prospect en y ajoutant les champs que vous souhaitez, ainsi qu’un ensemble de boutons paramétrables vous permettant une interrogation de la base selon vos critères. Le fichier Client/Prospect a été conçu afin de faciliter le passage en client lors de la première commande. Cependant, si ce mode de fonctionnement ne vous convient pas, il peut être très facilement désactivé.

La fiche Prospect / Client

· Gestion des adresses, contacts clients,

· E-Mailing, Publipostage avec Word,

· Conditions de règlement multi échéance, Multi devise,

· Gestion de tarifs personnalisables (Par région, secteur d’activité, par points…),

· Gestion des RIB,

· Lien Internet,

· Gestion des mails,

· Possibilité d’attacher des documents à la fiche client.

· Gestion des en-cours de crédit (Alerte si dépassement).

· Gestion des régions fiscales (Prise en charge du multi taux de TVA sur une facture, taxe parafiscale).

· Gestion des groupements d’achats (une fiche client peut être rattachée à un groupement et bénéficier ainsi des conditions de vente accordées au groupement).

Vous pouvez également associer une langue à votre fiche client, afin que les documents envoyés à votre client soit dans sa langue (à condition au préalable d’avoir traduit les libellés d’articles).

Fonctionnalités Standards

· Gestion de la documentation liée à un devis ou à un prospect.

· Classement des documents.

· Saisie du suivi de l'activité.

· Gestion des rappels.

· Campagne de mailing. Gestion des adresses, contacts clients, E-Mailing, Publipostage avec Word,

· Relance téléphonique, emailing.

· Possibilité de mettre à jour la fiche contact du client, ainsi que de créer des rendez-vous sur Outlook.

· Traçage de l’ensemble des actions menées avec le client ou le prospect (Prise de rendez-vous, téléphone, envoi publicitaire…), avec gestion des relances d’actions.

Les liaisons

· Accès directe à l’en-cours client (Devis, Variante de devis, Commandes, BL, Factures).

· Liaison avec ses règlements (Voir gestion des règlements).

· Possibilité de visualiser l’avancement en usine de ses commandes.

· Possibilité de créer des rendez-vous sur Outlook.

· Traçage de l’ensemble des actions menées avec le client ou le prospect (Prise de rendez-vous, téléphone, envoi publicitaire…), avec gestion des relances d’actions.

· Liaison comptable ou utilisation de la compta intégrée Séquoia.

La gestion des Ventes

Point d’entrée d’un processus de fabrication, Séquoia vous offre la possibilité de gérer vos commandes à l’affaire ou de gérer des ordres de fabrication venant alimenter vos stocks de produits finis ou semi-finis.

Fonctionnalités Standards

· Gestion des compteurs personnalisable.

· Gestion multi devises, conditions de ventes (paiement, devise, commercial, langue, port…) récupérées des fiches clients, modifiables par commande.

· Saisie des lignes de ventes avec récupération des prix, ou transfert à partir d’un devis.

· Possibilité de saisie des quantités lancées en fabrication différentes des quantités commandées.

· Gestion des dates de livraison ligne par ligne ou global à la commande.

· Interrogation du stock à la saisie de la quantité.

· Possibilité de commentaire libre en tête de commande ou sur chaque ligne.

· Gestion des reliquats de livraison.

· Intégration de vos propres règles pour calculs divers (délais, prix…).

· Intégration du configurateur dès la saisie de la commande. Possibilité de gérer des prix selon la configuration des articles.

· Lancement du calcul des besoins bruts à la ligne de commande, ou à l’en-tête de commande, ou alimentation de la gestion des ofs.

· Consultation du résultat du calcul des besoins et proposition de réapprovisionnement selon les ruptures de stocks éventuelles.

· Commandes d’achat affectées.

· Edition des documents commerciaux (confirmation de commande, pro forma, packing list, préparation transport).

· Gestion des documents de fabrication (Fiches suiveuses, bons de travaux, listes de débits).

· Gestion du suivi atelier par code barre, ou écran tactile.

· Gestion des SAV, avec édition de bons de reprise,

· Gestion du retour en stocks, du suivi des retours clients, du coût et des causes des SAV.

· Gestion des SAV payants ou gratuits.

· Gestion des transporteurs avec tarifs et possibilité d’incorporer automatiquement vos calculs de frais de port sur une commande.

· Livraison totale ou partielle de la commande

La gestion des Bls, peut être personnalisée ou transférée sur des écrans tactiles en Atelier. Vous avez le droit à l’erreur : un Bon de livraison peut être supprimé (soumis à droit), ce qui implique la suppression automatique des mouvements de stocks liés, et la restitution des quantités restantes à livrer.

Vous pouvez créer des bons de livraison sans commande au préalable, ce qui est pratique pour des livraisons de pièces détachées ne faisant pas l’objet de commande au préalable. Séquoia vous permet également de gérer les livraisons en dépôt vente.

La facturation peut être faite de façon massive (tous les bons de livraison en attente de facturation) ou individuellement. Vous pouvez créer une facture sans bon de livraison, ni commande. L’affectation des comptes comptable et/ou analytique peut se faire soit pour chaque ligne de facture, soit par la notion de famille et sous-famille d’articles, soit par centre analytique.

Séquoia gère également les factures à l’avancement et l’état de situation peut être reporté sur la facture. Le regroupement de plusieurs bons de livraison sur une seule facture ou de plusieurs commandes sur un bon de livraison est également prise en compte dans Séquoia et paramétrable en global ou par client.

Important : le traditionnel flux Devis-Commande-BL-Facture, peut être modifié et s’adapter à la structure de votre entreprise (Ex : Dans le bâtiment, nous avons souvent à gérer un flux de type Devis – Devis Accepté – Facture)

Les liaisons

· Liaison avec une affaire (Voir gestion des affaires).

· Suivi des actions à partir de la commande, passage de la commande en bon de livraison (total ou partiel).

· Statistiques du carnet de commande

· Possibilité de visualiser l’affaire associée ainsi que toutes les liaisons à partir de celle-ci.

· Avancement des travaux (temps passé, matière consommée).

· Liaison avec IDEP pour la déclaration d’échange de biens par Internet

Gestion Affaire

Aujourd’hui, la gestion des affaires devient une nécessité au quotidien, d’autant plus si vous répondez aux marchés publics. Si vous êtes amené à traiter plusieurs devis ou commandes facturation pour une affaire, et si vous souhaitez connaître le bilan de l’ensemble de celles-ci, Séquoia vous apporte la solution.

Fonctionnalités Standards

· Gestion des affaires liées ou indépendantes d’une fiche client.

· Gestion éventuellement des sous-affaires.

· Suivi de l’affaire avec chargé d’affaire, commercial, métreurs, intervenant.

· Mise à jour automatique du statut de l’affaire (En Devis, Accepté, …Clôturé).

· Bilan et prix de revient par affaire en comparant le devis et la réalisation.

Les liaisons

· Devis, commandes, bons de livraison, factures client, demandes de prix fournisseur, commandes d’achats, bons de réception, factures fournisseurs affectées à l’affaire.

· GED intégrée.

· Consommation matières et temps passé sur l’affaire.

· Statistiques par affaire, client, commercial.

Les Devis

Pour la réactivité et le dynamisme de votre entreprise, nous avons incorporé de nombreuses fonctionnalités au niveau de la création et de la gestion des devis.

Fonctionnalités Standards

· Gestion des compteurs de devis avec identification par commercial.

· Suivi des devis, gestion des relances. 2 possibilités de créer des devis : lié à un tarif ou issu d’une nomenclature (prédéfini ou à la demande), qui peuvent cohabiter au sein d’un même devis.

· Pour les devis issus de nomenclatures, nous gérons les coefficients de perte matière, les coefficients de pondération, les coefficients de marge matière et de main d’œuvre. Vous pouvez également nous demander d’incorporer vos propres formules de marges (ex : type de clientèle, marge couvrant les frais fixes de l’entreprise…).

· Gestion des variantes de devis (globale ou ligne à ligne).

· Gestion des options.

· Gestion multi taux de TVA.

· Gestion de la numérotation hiérarchique des lignes de votre devis (Ex : 1, 1.1,1.2,1.21…).

Les liaisons

· Liaison avec une affaire

· Suivi des actions à partir du devis, passage du devis en commande.

· Statistiques du nombre de devis, des refus, par commercial, par client…

· Possibilité de visualiser les demandes de prix associé au devis, avec possibilité de transformer ces demandes de prix en commande d’achat si le devis est accepté.

· Nous avons également développé des liaisons avec des logiciels de DAO afin de récupérer les nomenclatures ainsi que les plans ou images pour valoriser les devis, et améliorer la présentation du document envoyé au client.

La Planification / Ordonnancement

La planification permet à l’entreprise d’évaluer les ressources (machines, matières, personnel) nécessaires à la réalisation de prévisions commerciales.

Cette analyse conduira à un plan d’action qui réduira fortement les risques de stocks trop importants ou trop faibles entraînant des problèmes de livraison client; analyse qui permettra également d’anticiper dans sa gestion du personnel, de ses moyens de production comme de ses budgets.

· Notion de chemin critique

· Charge et capacité machine

· Ressources Humaines

· Méthode de planification : Au + Tôt, Au + Tard

· Planification spécifique

· Regroupement d'opération

· Délestage

· Affectation de calendrier aux ressources.

Gestion des Achats

De la même manière que le flux des ventes, les étapes d’achats (demande de prix, commande d’achat, bon de réception, contrôle de facture fournisseur) vous permettent de conserver une cohérence dans votre gestion de stocks, surtout au niveau des prix d’entrée de matière,en lien avec la fiche fournisseur.

Le processus de gestion des achats, de l’approvisionnement, débute à l’expression des besoins et se termine lors de la mise à disposition des marchandises dans les magasins de l’entreprise.

Fonctionnalités Standards :

· Demande de prix avec envoi de mail à une liste de fournisseurs.

· Tableau décisionnel et comparatif des réponses des fournisseurs pour passage directe en commande.

· Prise de commande avec conditions d’achat de la fiche fournisseur reportée sur la commande, modifiable pour une commande.

· Gestion des contacts et des e-mails de la commande. Envoi PDF des commandes direct par Mail (Microsoft Office Outlook, ou autre client de messagerie).

· Intégration de tarifs fournisseurs (Date d'application et d'expiration, Tranche de Tarif Mini – Maxi)

· Référence fournisseur et commentaire lié à un article chez le fournisseur,

· Gestion du portefeuille de commande d’achat avec gestion des reliquats de commande.

· Création d'un bon de réception partielle ou totale

· Processus de solde automatique de commande.

· Génération des mouvements de stocks

· Historique des commandes, bon de réception. Possibilité de suppression d’un bon de réception avec ajustement automatique des stocks.

· Gestion des numéros de lots dès la prise de commande. Traçabilité des mouvements de stocks liés aux commandes et aux numéros de lots.

Le contrôle des factures fournisseurs se fait par rapport aux bons de réception, vous aurez la possibilité d’affecter les numéros de bons de votre fournisseur (facilité pour établir les factures).

Le regroupement se fait automatiquement par fournisseur. Afin d’ajuster le montant de la facture avec la facture papier de votre fournisseur, des fonctionnalités d’ajustement manuel sont prévues. La facture fournisseur peut être affectée aux comptes comptables par famille, sous-famille ou directement ligne par ligne sur la facture. Vous pouvez également y ajouter des comptes analytiques.

Liaison avec IDEP pour la déclaration d’échange de biens par Internet.

Gestion de la sous-traitance :

Gestion d’un stock de produit brut délocalisé chez votre sous-traitant, ce stock s’incrémente par transfert de stock entre votre localisation et celle du sous-traitant et se décrémente automatiquement à la réception du produit fini. La valorisation du produit fini tient compte du coût de la prestation auquel s’ajoutent les coûts des produits bruts fournis. Séquoia vous permet grâce à une simple case à cocher de passer un article de sous-traité à fabriqué en interne.

Les liaisons

Le système d’information exprime des propositions d’achat de marchandises en fonction des commandes clients ou des besoins de reconstitution des stocks.

Après validation par le gestionnaire, les ordres d’achats, le suivi des factures fournisseurs, les écritures dans les journaux et comptes d’achats, les suivis de paiement comme les mouvements bancaires sont automatisés dans l’ERP.

Tous les mouvements (marchandises, produits, comptables, financiers), ainsi que tous les documents (devis, ordres, commandes, factures, journaux...) sont générés automatiquement en fonction des familles d’article.

Gestion de production

L’ordre de fabrication est généré automatiquement après la validation de la commande client et l’analyse, par le système, des ressources de l’entreprise (stocks).

La réalisation de la production ne pourra débuter que lorsque le logiciel aura contrôlé la disponibilité et réservé les matières nécessaires.

A la fin de la fabrication les matières utilisées pour la réalisation sont automatiquement consommées, p dans les stocks.

Une fois la production terminée les produits finis sont transférés en stock et mis à disposition pour la livraison client.

Tous les paramètres (transporteur, adresse livraison, adresse facturation, données logistiques...) sont contenus dans Sequoia et utilisés automatiquement lors des mouvements produits comme de l’édition des documents logistiques, commerciaux, comptables, financiers.

Fonctionnalités Standards :

· Gestion des ordres de fabrication (OF) et des réceptions d’OFs à tous les niveaux de la nomenclature.

· Gestion des ateliers avec charges par machines grâce aux gammes de fabrication définies : fixes ou configurables grâce à vos propres formules de calcul.

· Possibilité d’affectation de personnel aux tâches en attente d’affectation.

· Gestion en atelier des temps de fabrication, des pannes machines.

· Gestion des quantités réalisées (bonnes, rebutées).

· Demandes de prix

· Gestion de la qualité avec pointage possible de point de contrôle qualité.

· Edition des Documents (Fiches Suiveuses, Bon de Préparation, Fiches de Besoins)

· Comparaison entre les PRV théorique et le réel.

· Sortie des documents de résultats (Bilan d'affaire...)

· Entrée en stock des produits finis.

· Validation des articles en autoconsommation.

Calcul des besoins

Par l’intermédiaire du calcul des besoins bruts sur les commandes et/ou ordres de fabrication, Séquoia réalise des réservations de matières ou de semi-finis selon les paramètres de votre gestion de stock. Grâce à ces réservations comparées au stock et aux approvisionnements déjà prévus et/ou aux consommations moyennes réalisées par le passé, le plan d’approvisionnement réalise une proposition pour vos achats, vos lancements d’ordres de fabrication et vos commandes de sous-traitance (cas d’une prestation que vous faites réaliser par un sous-traitant sur un de vos produits). A partir de ces propositions, libre à vous de les modifier (dates et/ou quantités) afin de générer automatiquement votre commande ou ordre de fabrication.

Pour préparer vos commandes d’achats en amont des ordres de fabrication, Séquoia vous propose également de réaliser un Calcul des Besoins Nets qui fera une proposition pour vos achats en partant du carnet de commandes client et en anticipant les ordres de fabrication que vous devrez réaliser pour y répondre. Un ensemble de statistiques vous donnera des indicateurs sur l’activité de vos ateliers.

La Gestion des stocks

C’est le point le plus délicat à mettre en place dans une entreprise car il s’accompagne de la mise en place d’un plan d’organisation. Forts de ce constat, nous avons le souci permanent de simplifier la gestion des stocks, et la possibilité de réajustement rapide afin de ne pas provoquer de lassitude chez l’utilisateur lors de la mise en route.

La fiche article

Le fonctionnement de la gestion des stocks dépend en grande partie de la codification des articles

· Notion de code article significatif

· Famille, sous famille

· Méthodes de gestion de stocks (FIFO, LIFO, Kanban, MRP)

· Consommations (Auto ou Manuelle)

Influence de la gestion des stocks sur les nomenclatures

Fonctionnalités Standards

· Gestion des stocks par emplacement, lot, localisation.

· Traçage de tous les mouvements de stocks avec date de création et date de mouvement, article prévu et article réalisé.

· Le calcul automatique du prix sur les sorties, permettant de réaliser les entrées après les sorties (en respectant les dates).

· Gestion des inventaires par lot et localisation.

· Reconstitution de stock à date.

Gestion des besoins

· Compteurs de stocks (en achat, en commande...)

· Plan d'approvisionnement.

· Optimisation des délais d'approvisionnement

· Automatisation du processus de commande

· Manipulation des délais et des quantités.

Gestion de la sous-traitance

Gestion des stocks multi dépôts.

Gestion des stocks avec variantes.

La Gestion des règlements

Séquoia permet le suivi échéance par échéance des montants à percevoir (Client) ou à sortir (Fournisseur), avec la possibilité de visualiser le détail de chaque échéance.

Fonctionnalités Standards

· Saisie des chèques, traite, virement par Banque avec possibilité d’édition ou d’envoi de bordereau de remise à votre banque. La saisie se décompose sur 3 niveaux :

· Un relevé composé de pièces qui elles-mêmes regroupent une ou plusieurs factures (totale ou partielle).

· Possibilité de solder un règlement même si l’ensemble de la facture n’est pas réglé (cas des escomptes par ex).

· Création ou MAJ automatique des écritures comptables.

· Possibilité de lettrage automatique si vous avez la compta Séquoia.

· Mise à jour automatique du montant dû par le client.

· Edition des relances clients avec lettre à plusieurs niveaux de relance.

Les fonctionnalités transversales intégrées

La gestion Financière

La gestion financière intègre automatiquement, comme nous l’avons vu, toutes les opérations liées aux processus des ventes, de la production, des achats.

Elle produit de plus tous les états comptables et financiers réglementaires (journaux, bilan, compte de résultat, comptes divers, déclaration de TVA...).

La comptabilité analytique permet de suivre en permanence les coûts, la rentabilité des différentes activités, des produits, des offres de l’entreprise.

Certains modules intégrés dans Sequoia permettent de gérer les investissements, les immobilisations voire des projets de manière autonome (planning, gestion des ressources, des coûts...).

Comme nous l’avons vu précédemment, tous les processus et fonctions de l’entreprise sont intégrés à la fonction finance.

La profitabilité comme la solvabilité sont sous contrôle.

Tous les éléments de coûts sont pris en compte (matières, temps, marges...)

Les états réglementaires, les documents d’analyse sont produits automatiquement.

· Comptabilité fournisseurs.

· Comptabilité générale.

· Gestion des investissements.

· Ecritures comptables.

· Les immobilisations.

· Le suivi économique des projets.

· La trésorerie

La Comptabilité

· Analyse du Plan Comptable

· Saisie des écritures

· Saisie des règlements clients

· Saisie des règlements fournisseurs

· Paramétrage des liaisons bancaires

· Préparation TVA

· Edition des documents (Grand livre, Balance, Balance Agée, Journaux)

· Compte de résultats

· Préparation bilan

· Réouverture des comptes.

La gestion des ressources humaines

Séquoia intègre une gestion complète du personnel et des temps de fabrication. Grâce aux réseaux d’atelier (code barre, écrans tactiles), que nous installons, vous pourrez gérer l’ensemble de vos coûts de revient réels, les horaires, les 35 heures, les compteurs de récupération de temps, les congés et autres absences ainsi que tout calcul propre à votre activité.

Le niveau de gestion des ressources humaines dans Sequoia est à définir par l’entreprise.

La fiche personnel permet de renseigner l’ensemble des informations nécessaires aux suivis d’activités.

Gestion administrative du personnel (présence, absence, masse salariale, paie...)

· Gestion des RTT, des heures supplémentaires.

· Gestion des intérimaires.

· Edition des feuilles de relevé de temps pour chaque salarié.

Gestion opérationnelle (rendement, performance, capacité...)

· Mise en place des fiches de production

· Mise en place des codes improductifs à analyser.

· gestion des temps en atelier par code barre.

· Gestion des temps liés aux OFs ou aux affaires.

· Mise en place les différents type de temps que nous voulons analyser (Réglage, Reprise, Production)

· Distinction des temps de présence, des temps de production et des temps improductifs.

· Mécanismes de collecte et des règles de répartition des temps.

· Etude des diverses stratégies de collecte et adaptation à celle la mieux adaptée pour l'entreprise.

· Analyse des résultats

· Manipulation des tableaux statistiques selon les critères de l'entreprise (Analyse par atelier, personnel, présence, production, improductif...). Ils vous donneront des renseignements sur le taux d’occupation de vos machines

Gestion des ressources humaines

· Gestion des formations et des conventions

· Evaluations, compétences

· Gestion de carrière

Les réseaux d’atelier (voir technologies embarquées)

Autres Fonctionnalités

Le Configurateur

Séquoia intègre depuis 2001 un configurateur d’articles. En lien avec un article, vous affectez les questions que vous souhaitez poser à l’utilisateur (exemple : couleur, longueur, largeur…). Ces questions peuvent faire appel à des listes déroulantes, des choix ou des valeurs saisies. Vous pouvez également contrôler les réponses et déclencher de nouvelles questions en fonction des choix de réponse.

Ensuite, dans la nomenclature de votre article (multi niveau), vous avez la possibilité d’y insérer des formules de calculs se référant aux réponses précédemment exposées.

Vous pouvez également faire référence à un catalogue de formules préalablement enregistrées. Ce catalogue de formules peut lui-même faire appel à d’autres formules du catalogue.

Ex : Formule du Catalogue : Calcul de Surface : {CF_Longueur} * {CF_Largeur} / 1000000 {CF_Longueur} désigne la réponse à la variable Longueur.Calcul de Volume : #Calcul de Surface# * {CF_Epaisseur} / 1000

Ensuite, dans la formule liée à la nomenclature, vous pouvez utiliser une formule du style : #Calcul de volume# + ({CF_Longueur} * 0.004)

Les formules peuvent se glisser dans n’importe quel champ de Nomenclature ou de gamme. Ainsi, un composant peut être aisément remplacé par un choix de variables.

Nous avons également la possibilité de créer des formules sur les fiches article. De ce fait, un article inséré dans une nomenclature applique automatiquement les formules au lien de nomenclature, à défaut que celui-ci soit vide sinon c’est la formule du lien qui prime.

Pour rendre encore plus souple le configurateur, vous pouvez utiliser toutes les syntaxes VB.Net mais également des requêtes SQL, qui vous permettront de rechercher n’importe quelle information issue de la base de données.

Autre possibilité de configuration : Séquoia relie un fichier de fonctions personnelles à l’ouverture. Par ce système, vous pouvez créer des masques de saisie totalement personnalisés qui pourront être appelés lors de la saisie d’un article en commande par exemple, mais également en cliquant sur un bouton.

Les Technologies embarquées

Les écrans tactiles

Depuis quelques années, nous utilisons des écrans tactiles en atelier afin de transiter un maximum d’informations. Ceci permet également la réduction des impressions et du travail administratif.

Par exemple, l’édition des bons de livraisons, la consultation de plan, l’enregistrement des temps ainsi que la consultation des travaux à réaliser se fait directement sur les écrans tactiles.

Avec la simplification des écrans de saisies et le côté ludique des écrans tactiles, nous avons pu transférer un grand nombre de tâches directement en atelier, mais également connaître en temps réel l’avancement des travaux.

Les applications déployées sur ces écrans sont réalisées en code source libre de modification.

Des exemples de réalisation :

· Edition d’étiquette pour gestion de chutes de panneaux, avec intégration en stock de chutes réutilisables à la prochaine optimisation de découpe.

· Listing de pièces à produire avec saisie des quantités bonnes et rebutées, ceci permettant un stock plus juste.

· Edition de bons de livraison et d’étiquettes d’expédition.

· Réception de commande d’achat en stock.

· Consultation de plan de bateau, avec navigation dans l’arborescence des plans du bateau.

· Saisie des sorties matières.

· Saisie des temps de fabrication avec indication des temps prévus.

Les scanettes de codes-barres

Nous mettons en place des solutions de suivi de temps et de matières par code barre.

Nous pouvons également vous apportez nos compétences dans le domaine des inventaires, avec mise en place de scanettes de code barre ou terminal portatif avec puits de décharge.

Pour les entreprises qui ont du personnel en déplacement, nous avons également une solution de badgage de temps avec scanette porte-clés. La personne part pour la journée ou pour la semaine, avec une fiche récapitulant les différents travaux à effectuer, ainsi qu’un ensemble d’opérations diverses (Route, Arrêt…). Tous ces codes sont badgés en temps réel et déchargés en fin de semaine. Ceci reconstitue les fiches de travail de la semaine pour le salarié. On utilisera également ses horaires de début et fin pour constituer son temps de travail en vue de la préparation de paie (qui peut être traitée dans Séquoia).

Sécurité

Les groupes d’utilisateur

Speaker Corner

Speaker Corner est le système de messagerie instantanée intégré dans Sequoia. Il permet d’échanger des informations entre collaborateurs, mais également avec tout utilisateur de Sequoia externe que vous souhaitez, dans la mesure où il aura accepté votre invitation (Réseau Sequoia).