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Concepts de base

Toutes les données sont articulées autour de 3 concepts de base, eux mêmes organisés par type

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Les concepts de base

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Les menus

Sequoia embarque 4 emplacements de menus et une fenêtre principale (contenu) Screenshot

Les menus Sequoia (options générales), le menu principal, et le menu Secondaire se composent de boutons qui permettent d’accéder à des actions (consultation, édition, modifications, …) ou à un autre menu (on parlera de sous menu). De plus, en fonction de la zone que vous éditez, un menu contextuel peut être affiché avec le clic droit pour vous proposer toutes les manipulations disponibles pour la ligne, le champ, ou l’écran sélectionné (voir Raccourcis clavier).

Les menus vous permettent de naviguer sur l’ensemble du logiciel, pour afficher le contenu (les données) dans la fenêtre principale. Cette fenêtre peut elle-même être divisée en plusieurs parties suivant le contexte, comme nous le verrons plus tard :

Personnalisation

En fonction de l’utilisateur connecté, l’affichage des menus peut être très différent puisque vous définissez les accès (et donc les menus) par groupe d’utilisateur (voir Gestion des sécurités).

Ainsi l’administrateur aura accès à tous les boutons de tous les menus, alors qu’un utilisateur du groupe Achats, par exemple, ne verra que les options relatives à la gestion des achats :

Une configuration de base est proposée, libre à vous d’adapter ces menus à votre activité en paramétrant vos propres groupes d’utilisateurs. Ceci vous offre un premier niveau de sécurité et simplifie l’utilisation du logiciel pour chaque utilisateur.

Il se situe en haut à droite de l’écran, et donne accès aux options générales. Il est accessible à tous moments Screenshot

Accès à la messagerie Speaker Corner

Corner Speaker est un outil spécifique qui permet de communiquer avec vos collaborateurs mais également avec l’ensemble des utilisateurs de Sequoia externe, dans la mesure où vous acceptez de communiquer avec eux. A terme vous pourrez développer le réseau social des utilisateurs de Séquoia.

Mise en place de speaker corner

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Accéder aux tutoriels réalisés, qui vous expliqueront certaines manipulations et fonctionnalités primordiales de Sequoia. Nous vous invitons à les consulter, ils vous expliqueront par la démonstration :

Disponible à tout moment, vous pouvez accéder à la page suivante ou précédente, ce qui est très pratique pour retrouver vos consultations.

Recherche

Permet de retrouver un article, un tiers, une référence, selon l’écran sur lequel vous vous trouvez. Par exemple, en consultation des clients, la recherche vous permettra de trouver un client par le nom.

Sequoia

Le bouton sequoia permet d’accéder à différentes option : Assistant à distance Permet d’autoriser la connexion à distance. Nous pouvons ainsi intervenir directement et à distance, pour configurer, modifier votre version en prenant la main sur votre poste de travail. Très pratique également pour vous proposer des démonstrations à distance.

Passer en mode administrateur (en fonction des droits utilisateurs)

Le mode administrateur permet d’intervenir sur la configuration des écrans (Voir Mode Administrateur)

Selection du menu

Dans Sequoia vous pouvez créer des menus (en mode administrateur) et les attribuer à vos groupes d'utilisateur. Ici, chaque utilisateur pourra changer de menu , il aura accès aux menus qui lui ont été attibués (Voir Gestion des sécurités).

Mode tactile

Enregistrer les polices code barre

Changer de menu

Sequoia vous permet de créer vos propres menus ou d’utiliser ceux qui sont fournis par défaut (que vous pouvez modifier). Cette option vous permet de choisir quel menu principal vous souhaitez afficher.

Présent en haut de l’écran, il permet d’accéder aux principales fonctions de Sequoia par module :

L’affichage de ce menu dépend du groupe d’utilisateur, ou de l’utilisateur (voir Gestion des sécurités), ainsi vous pourrez définir les actions disponibles pour chaque groupe d’utilisateur (Administrateur, Direction, Achat, Commercial, …).

Ces menus sont présents à droite de l’écran et sont relatifs au choix réalisé dans le menu principal, et aux types d’informations affichées (ou sélectionnées) dans la fenêtre de contenu.

Raccourcis clavier

Sur l’ensemble du logiciel vous pouvez accéder à certaines fonctionnalités par les raccourcis claviers, en fonction de l’écran ou de l’objet que vous manipulez.

Personnel

Il est possible de paramétrer un raccourci dans les boutons de Sequoia en ajoutant une lettre non utilisée précédée de la touche Alt. Voici les boutons préconfigurés :

Alt + D

En cours

Alt + T

Les Tiers

Alt + A

Les Articles

Alt + G

Gestion du temps

Alt + H

Menu historique

En accédant au menu contextuel (clic droit), vous avez accès à différentes actions dont la plupart ont un raccourci.

Ins (insert)

nouvel enregistrement

Ctrl + C

copier

Ctrl + V

coller

Ctrl + G

gestion électronique de documents (GED)

Ctrl + Z

annuler

Ctrl + Y

rétablir

Ctrl + E

ouverture d’Excel

Ctrl + W

fusionner vers une lettre type

Ctrl + O

rechercher dans Outlook

Ctrl + H

envoyer en partie haute

Ctrl + S

masquer les colonnes en surbrillance

Ctrl + Maj + C

copier les noms de champ

Ctrl + Maj + S

afficher toutes les colonnes

Ctrl + F8

figer les colonnes

F3

recopier la valeur de la cellule supérieure

F5

actualiser

F7

traduction

F8

mode création

F10

voir la barre de totalisation

F11

enregistrement précédent

F12

enregistrement suivant

Documents

Lors de la prévisualisation d’un document, vous avez également accès à plusieurs raccourcis.

F8

recharger

Ctrl + P

sélection

Ctrl + Q

modification de la vue

Ctrl + M

modification du document

Ctrl + O

ouverture du dossier

Ctrl + E

ouverture d’Excel

Ctrl + H

Zoom à la Hauteur de la page

Ctrl + W

Zoom à la Largeur de la page

Ctrl + F

rechercher

Esc

Fermer la fenêtre de prévisualisation.

Généraux

Il existe également des raccourcis non-indiqués dans Sequoia.

Maj + clic gauche

sur un bouton Sequoia ou sur un bouton 3D : affiche le polymorphe sur la partie droite de l’écran

Ctrl + →

ferme la partie droite de l’écran.

Ctrl + espace

permet d’accéder au bouton de la cellule (exemple : sur une cellule de type date, cela affichera le calendrier)

Espace

coche ou décoche si vous êtes sur une cellule de type « Case à cocher »

Administrateur

En vous connectant en tant qu’administrateur (sa), vous pouvez utiliser d’autres raccourcis indisponibles autrement.

Ctrl + Alt + C

copier le polymorphe en cours

Ctrl + Alt + V

coller le polymorphe du presse papier

Ctrl + Alt + Ins (insert)

ouverture d’un nouveau polymorphe

Ctrl + Alt + O

ouverture d’un polymorphe

Ctrl + Alt + Q

éditeur de requête

Autres conventions

Premiers pas

Lancer Sequoia avec « sa » pour identifiant (mode administrateur)

Informations Société

C'est la que vous entrerez les renseignements sur votre société et certains paramètres de base.

Pour configurer votre société, cliquer sur Tiers → Société

Si elle n'existe pas, faites clic droit → Nouvel Enregistrement pour la créer.

La taille de votre logo ne devrait pas dépasser 500Ko, on considère une taille en pixel d'environs 300x300 en fonction du format (400x300, ...)

Les utilisateurs

Lorsque vous installez Sequoia, vous devez commencer par personnaliser l’ERP et entrer les utilisateurs autorisés

Placez-vous sur la vue Personnel (bouton Tiers → Personnel)

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Puis sur la dernière ligne pour créer un nouveau Tiers "personnel" Remplissez les champs correspondants aux informations de votre Personnel.

Vous ne renseigner ici que les autorisations spécifiques à cet utilisateur. Elles seront prioritaires aux autorisations renseignées éventuellement pour le groupe d’utilisateur. Il est donc préférable de privilégier le paramétrage des autorisations au niveau des groupes d'utilisateurs.

Les Tiers

Généralités

La base de votre activité s'organise autour des Tiers. Son type détermine son rôle et son fonctionnement dans Sequoia.

Ce tutoriel reprend les différents type de Tiers et vous explique comment créer un Tiers (ici un Client), modifier ses informations et consulter les documents liés.

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La fiche Client / Prospect

Pour entrer dans la gestion des clients à partir du menu principal : Tiers → Client (ou Prospect)

Les types Clients et Prospect sont liés, dans la mesure ou un prospect peut se tranformer en client lors de la première commande. Cependant, si ce mode de fonctionnement ne vous convient pas, il peut être très facilement désactivé. Séquoia permet la personnalisation de la fiche client en y ajoutant les champs que vous souhaitez, ainsi qu’un ensemble de boutons paramétrables vous permettant une interrogation de la base selon vos critères.

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Lorsque vous créez un client (clic droit → Nouvel Enregistrement) un numéro est automatiquement attribué (C0001, ...) mais vous pouvez lui attibuer le numéro que vous souhaitez.

Ce numéro est un identifiant unique

Une fois créé, ce numéro sera protégé car c'est lui qui permet l'identification d'un client sur les documents et sur toutes actions effectuées dans Sequoia.

Vous renseignez dans l'entête les informations générales :

Vous pouvez ensuite préciser autant de contacts que vous le souhaitez (Nom, Prénom, coordonnées)

Via le menu secondaire, vous avez directement accès aux données liées à ce client :

Les Articles

Au cœur de votre activité, la structure de la base article est déterminante pour la cohérence et la bonne gestion de votre entreprise. Nous verrons qu’à travers les différentes fonctionnalités proposées, vous trouverez un ensemble de réponses à vos problématiques de tous les jours. Une seule et unique base article (achat, vente, fabriqué, négoce) est au centre de Séquoia, cependant pour des raisons de sécurité ou de confidentialité, vous aurez la possibilité de la diviser afin que vos collaborateurs, chacun dans son domaine de compétence, accèdent aux informations autorisées.

Les informations de bases (Entête) :

Vous pourrez entrez vos tarifs par code Tiers

Via le menu secondaire, vous avez directement accès aux données liées à cet article :

la gestion des articles

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Arborescence et configurateur

Sequoia intègre une gestion des nomenclatures avec configurateur d’articles, ainsi qu’un générateur de formules au sein des liens de nomenclature. Vous pourrez ainsi :

La Nomenclature indique tous les composants qui constituent le produit ou le service commercialisé (références, quantités, prix, données de gestion...).

La gamme de fabrication décrit les moyens et l’organisation à mettre en œuvre pour réaliser le produit ou le service vendu; quels composants utiliser, sur quel poste de travail réaliser l’opération, quels sont les temps des opérations... La gamme est une description du processus complet de réalisation du produit ou du service vendu.

le configurateur

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La Sécurité

Rappel

Toutes les données sont articulées autour de 3 concepts de base, eux mêmes organisés par type"

Nous allons pouvoir ici attribuer les autorisations par type

Autorisations

Vous pourrez donc déterminer, par exemple, que les utilisateurs du groupe VENTE, auront accès au type de tiers CLIENT, aux types d'article VENDU et NEGOCE, et aux types de documents DEVIS et FACTURE DE VENTE. Vous pourrez ensuite préciser, pour un utilisateur du groupe 'VENTE' en particulier, qu'il n'aura pas accès au type de document FACTURE ou qu'il aura accès en plus au type de Tiers FOURNISSEUR.

la sécurité dans Sequoia

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Personnalisation

Le mode administrateur

Lexique